Toulemonde Bochart ha mejorado su arquitectura logística sin cambiar su ERP. Al decidir conectar el ERP y el WMS mediante la integración entre Sage y Shippingbo, la marca ha conseguido que sus flujos sean más fiables, ha reducido las tareas manuales y ha duplicado su capacidad de envío.
En Toulemonde Bochart, el objetivo no era sustituir el sistema existente para modernizarlo “en principio”. La empresa ya disponía de un ERP estructurador, utilizado para centralizar la cartera de clientes, los pedidos, las facturas y una parte de la gestión empresarial. El verdadero problema residía en otra parte: a medida que los flujos se hacían más complejos, la logística dependía de un módulo anticuado y de una acumulación de acciones manuales que ralentizaban la ejecución.
- ¿Por qué la organización logística se había estancado?
- Qué ha cambiado en Toulemonde Bochart gracias a la integración entre el ERP y el WMS
- Lo que tienes que saber antes de conectar tu ERP a un WMS
La marca, creada en 1949, fabrica sus propias colecciones de alfombras y rollos de moqueta. Cuenta con un equipo de 25 personas, un almacén propio, tres tiendas en París, más de 2 000 referencias y flujos tanto B2C, B2B e internacionales. En este contexto, seguir basando la preparación de pedidos, la recepción, las devoluciones y parte del flujo de información en operaciones manuales ya no era viable.
Así que el proyecto llevado a cabo con Shippingbo no consistió en enfrentar el ERP y el WMS, sino en conectarlos para que cada herramienta volviera a desempeñar su papel adecuado dentro de la arquitectura.
¿Por qué la organización logística se había estancado?
Antes del proyecto, Toulemonde Bochart usaba una extensión de su ERP para gestionar el stock y preparar los pedidos. Ese módulo ya no tenía soporte técnico y estaba a punto de quedar obsoleto. Y lo más importante: ya no permitía adaptarse adecuadamente ni al crecimiento ni a la diversidad de los flujos.
Un proceso muy manual entre ventas y logística
En realidad, muchas operaciones seguían dependiendo dela intervención humana. Había que actualizar manualmente el estado de los pedidos, imprimir las órdenes de preparación y pasárselas al equipo de logística, generar a mano las etiquetas de transporte según los destinos y recabar documentos como los CN23 tras varias idas y venidas entre departamentos.
Lo mismo ocurría con las devoluciones y las recepciones de los proveedores. La información circulaba en papel, en archivos de Word o a través de intercambios entre equipos. El departamento de ventas solía tener que hacer de enlace para que la logística pudiera seguir adelante, y al revés. En otras palabras, el problema no era solo técnico. Afectaba directamente a la fluidez operativa y a la distribución de funciones.
Una auditoría para distinguir qué debía quedarse en el ERP y qué debía sacarse de él
El punto de inflexión fuela auditoría logística realizada in situ. Su objetivo no era cuestionar el ERP, sino identificar claramente sus puntos fuertes y sus límites. La conclusión fue sencilla: debía seguir albergando los componentes esenciales del negocio, pero había que sacar del ERP todo lo relacionado conla ejecución logística sobre el terreno.
Como explica Nicolas, Senior Customer Success Manager de Shippingbo, el objetivo era “volver a centrar el ERP en lo que realmente puede hacer” y evitar que los equipos se convirtieran en “navajas suizas” encargadas de compensar las limitaciones del sistema. La lógica del proyecto era, por tanto, conectar Sage a Shippingbo para redistribuir las responsabilidades entre las herramientas, sin romper el sistema existente.
ERP y WMS: ¿qué herramienta debe encargarse de qué?
La auditoría realizada en Toulemonde Bochart pone de manifiesto una diferencia fundamental: un ERP y un WMS no están pensados para gestionar las mismas operaciones.
El ERP se encarga de los procesos de gestión de la empresa, mientras que el WMS se ocupa de las operaciones físicas del almacén. En Toulemonde Bochart, esta distribución se organiza en torno a tres pilares complementarios.
| Sistema | Función principal | Ejemplo en Toulemonde Bochart |
| ERP Sage | Gestión de procesos de negocio | Clientes, facturación, compras, pedidos B2B |
| WMS Shippingbo | Ejecución logística | Recepción, preparación, devoluciones, movimientos de stock |
| TMS Shippingbo | Gestión del transporte | Etiquetas, transportistas, envíos |
Conectar el ERP y el WMS, así que no se trata de elegir una herramienta en detrimento de la otra. Se trata de definir las responsabilidades de cada una y garantizar el flujo automático de información entre los sistemas.
Conectar el ERP y el WMS: lo que ha cambiado la integración en Toulemonde Bochart
La nueva arquitectura ha permitido que el ERP se encargue de la gestión de clientes, la facturación, las compras, los pedidos B2B y algunos módulos del catálogo. Por su parte, Shippingbo se ha hecho cargo de la gestión operativa de la cadena de suministro: recepción, preparación, devoluciones, estados logísticos y ejecución del transporte.
Flujos automatizados para devolver la autonomía a los equipos
El primer cambio estructural: los pedidos a proveedores creados en Sage se sincronizan automáticamente en Shippingbo. Cuando llega la mercancía, el equipo logístico se vuelve autónomo a través de la PDA para controlar las cantidades, gestionar la calidad y cerrar la recepción. A continuación, los movimientos se transfieren automáticamente a Sage, sin necesidad de volver a introducirlos manualmente.
Segundo cambio: la preparación de pedidos. Los pedidos B2B procedentes de Sage se sincronizan en Shippingbo y, a continuación, se distribuyen en diferentes sesiones según su tipo: una sola cinta, varias cintas, muestras, pedidos a medida, destinos o transportistas. El equipo de logística pone en marcha las sesiones, prepara los pedidos, los cierra y la información se envía automáticamente a Sage. Según Victoria Barbier Payet, «ya no hay que hacer absolutamente nada» en esta parte una vez que el flujo está en marcha.
Tercer cambio: la gestión de las devoluciones. Aquí también se acabó el papeleo y los archivos de Word. Los motivos se introducen directamente en Shippingbo, los equipos de logística comprueban el estado del producto, lo devuelven al almacén correspondiente y el movimiento se registra automáticamente en Sage para generar la nota de crédito.
¿Qué flujos se sincronizan entre Sage y Shippingbo?
La sincronización entre el ERP y el WMS no se limita solo a las existencias. En Toulemonde Bochart, permite a los equipos administrativos y logísticos trabajar con información compartida, sin tener que hacer un montón de traspasos manuales.
Estos son los principales intercambios que se describen en el informe de experiencia.
| Flujo | Sentido de la sincronización |
| Órdenes a proveedores | Sage → Shippingbo |
| Entradas y movimientos relacionados | Shippingbo → Sage |
| Pedidos B2B | Sage → Shippingbo |
| Estados tras la preparación | Shippingbo → Sage |
| Devoluciones y movimientos relacionados | Shippingbo → Sage |
En la práctica, una recepción controlada desde un PDA en Shippingbo se puede transferir a Sage sin tener que volver a introducirla. Lo mismo pasa con la información de preparación y devolución.
La ventaja de esta integración entre el ERP y el WMS radica tanto en la fiabilidad de los intercambios como en la autonomía que recuperan los equipos.
Una capacidad de envío duplicada y una base más sólida para el futuro
El resultado más evidente no se hizo esperar: la capacidad de envío se ha duplicado. Toulemonde Bochart ha pasado de unos 50 a 100 pedidos al día, y ya se han registrado picos de entre 120 y 130 pedidos diarios. Para un negocio que envía alfombras pesadas, a veces a medida, esto no es un simple detalle operativo. Es un auténtico salto cualitativo.
Pero las ganancias no se limitan al volumen. Los equipos han ganado en autonomía, claridad y claridad de funciones. Ventas puede volver a centrarse en su actividad principal. Logística puede ejecutar con procesos mejor definidos. Las tiendas y otros equipos pueden consultar los estados correctos sin depender permanentemente de una sola persona. Como resume Victoria, “la base está ahí y todo funciona bien”.
Esta nueva base también abre otras perspectivas. Toulemonde Bochart ya está trabajando en nuevas áreas de crecimiento con Shippingbo, como la gestión de existencias de segunda selección, la expansión internacional y, finalmente, una mejor orquestación entre el almacén y las tiendas. El aspecto más interesante de este caso práctico de cliente es que la conexión de un ERP a un SGA no sólo ha corregido las fricciones existentes. Ha hecho que la organización sea más capaz de evolucionar.
Lo que hay que tener en cuenta antes de conectar tu ERP a un WMS
El proyecto de Toulemonde Bochart destaca cuatro lecciones para las empresas de comercio electrónico que quieren conectar su ERP a un WMS. El punto de partida no es elegir un nuevo programa, sino identificar las operaciones que realmente ralentizan el negocio.
1. Define claramente la función de cada sistema
Antes de cualquier integración, hay que determinar qué herramienta se encarga de cada dato y de cada operación.
En Toulemonde Bochart, Sage se encarga de la gestión empresarial, mientras que Shippingbo gestiona la ejecución logística. Esta distribución evita tener que mantener las mismas operaciones en dos programas sin unas reglas claras de responsabilidad.
2. Trazar los flujos antes de conectar las herramientas
La integración entre el ERP y el WMS debe basarse en una comprensión precisa de la información que se intercambia. Pedidos a proveedores, recepciones, movimientos de stock, pedidos B2B, preparaciones y devoluciones: para cada flujo, hay que identificar el sistema de origen, su destino y el momento de la sincronización.
En Toulemonde Bochart, este mapeo ha permitido estructurar los intercambios entre Sage y Shippingbo en función de las operaciones que realmente se llevan a cabo en el almacén.
3. Automatizar primero los intercambios que requieren reintroducir datos
El objetivo no es automatizar todas las operaciones sin distinción, sino eliminar las intervenciones manuales que ralentizan la tramitación de los pedidos. Antes del proyecto, los equipos de Toulemonde Bochart dependían de documentos en papel, archivos intermedios y traspasos entre el departamento comercial y el de logística.
La automatización de las recepciones, los estados de preparación y las devoluciones ha reducido estas dependencias y ha permitido a los equipos trabajar de forma más directa con sus herramientas.
4. Mantener el ERP cuando cumple correctamente su función
Añadir un software WMS no significa necesariamente tener que hacer una migración de ERP.
En Toulemonde Bochart, Sage seguía cubriendo las necesidades de gestión del negocio. Las limitaciones se centraban sobre todo en la ejecución logística y el flujo de información entre departamentos. Por eso, elegir un WMS complementario permitió mejorar la logística sin tener que replantearse todo el sistema de información.
La principal lección: una conexión ERP-WMS que funcione bien se basa, ante todo, en una distribución clara de responsabilidades y en flujos fiables, más que en la tecnología en sí misma.
Cuando el ERP da la estructura, el SGA hace avanzar la ejecución
El caso de Toulemonde Bochart pone de manifiesto algo muy concreto: el momento adecuado para conectar un ERP a un WMS no tiene por qué estar ligado a un umbral de facturación ni a un número concreto de pedidos. La verdadera señal es cuando las operaciones se vuelven demasiado manuales, la información no circula bien y algunos equipos se convierten en un paso obligatorio para toda la cadena.
Al devolver a Sage su papel de plataforma empresarial y a Shippingbo el de módulo de ejecución logística, Toulemonde Bochart ha conseguido que sus flujos sean más fiables, aclarar sus procesos y duplicar su capacidad de envío.
Mira la grabación completa:
Preguntas frecuentes
Porque un ERP gestionael negocio, pero no siempre cubre de forma eficaz la ejecución logística sobre el terreno. Un WMS te permitegestionar mejor el stock, la preparación de pedidos, las devoluciones y los envíos.
No. En el caso de Toulemonde Bochart, Sage ha seguido encargándose de la gestión de clientes, la facturación, las compras y parte del B2B, mientras que Shippingbo se ha hecho cargo de la ejecución logística.
La empresa se enfrentaba a un montón de tareas manuales, a idas y venidas entre el departamento comercial y el de logística, y a un módulo de Sage que se estaba quedando obsoleto y ya no daba abasto con el crecimiento.
Toulemonde Bochart ha duplicado su capacidad de envío, pasando de unos 50 a 100 pedidos al día, con picos de entre 120 y 130 pedidos diarios.
Glosario
ERP
Un programa que centraliza la gestión general de la empresa, como los clientes, los pedidos, las compras o la facturación.
WMS
software de gestión de almacenes que controla las operaciones logísticas, como el stock, la recepción, la preparación y el envío.
TMS
Software de gestión del transporte que ayuda a gestionar los transportistas, las etiquetas y los flujos de envío.
ADV
Administración de ventas, el equipo encargado del seguimiento comercial y administrativo de los pedidos.
PDA
Terminal móvil que se usa en el almacén para recibir, comprobar o preparar los productos.
SKU
Identificador único que se usa para distinguir cada referencia de producto.
CN23
Documento aduanero que se usa para algunos envíos internacionales.
API
Interfaz que permite que dos programas se comuniquen entre sí de forma automática.