Un sistema de gestión de pedidos (OMS) es una herramienta tecnológica inteligente que permite maximizar el rendimiento del comercio electrónico En concreto, les ahorra tiempo al eliminar la necesidad de entrar en el back office de cada tienda para gestionar sus pedidos y existencias, y al centralizar los pedidos y existencias de todos sus canales de venta (Marketplaces, CMS, Ventas Privadas, etc.) en una única interfaz.
Para los comerciantes, es un medio de desplegar una estrategia logística omnicanal eficaz y eficiente. Con OMS e commerce, pueden ver y gestionar todos sus pedidos y existencias en tiempo real desde una única interfaz. La conexión con los canales de venta se simplifica y deja de ser un problema. Esto abre todo un nuevo mundo de posibilidades, permitiéndole imaginar estrategias de venta ilimitadas.
Estos objetivos de ahorro de tiempo, rendimiento y productividad tienen un fuerte impacto en la satisfacción del cliente y nos permiten ofrecerle una experiencia de alta calidad, con plazos de preparación y entrega ultrarrápidos.
¿Está a punto de implantar o cambiar una OMS? En este artículo le explicamos cómo elaborar un buen pliego de condiciones para encontrar el proveedor de servicios que mejor se adapte a sus necesidades.
Elaboración de especificaciones para encontrar el mejor comercio electrónico OMS
Para encontrar EL software que cumpla todas sus expectativas, debe elaborar un pliego de condiciones.
Dirigido por su jefe de proyecto, el pliego de condiciones de comercio electrónico implica a los distintos departamentos de una empresa para descifrar las necesidades precisas del proyecto de implantación o cambio de OMS.
En la práctica, permite al cliente hacer saber al jefe de proyecto lo que espera de él durante la realización del proyecto. Describe con precisión las necesidades que debe satisfacer el proveedor de servicios o licitador, y organiza la relación entre los distintos agentes a lo largo del proyecto. Generalmente lo elabora el jefe de proyecto, con la participación de todos los departamentos afectados por la ejecución del proyecto (informática, relaciones con los clientes, marketing, comunicación, etc.).
Gracias a ella, el proveedor de servicios o el equipo interno encargado de llevar a cabo el proyecto conocerán mejor el proyecto y sus objetivos, las necesidades de la empresa, las limitaciones técnicas y las dependencias externas. Por último, se elaborará un calendario de ejecución detallado para enmarcar el proyecto en el tiempo y delimitar las acciones de todos.
La elaboración de estas especificaciones es vital para un proyecto de comercio electrónico OMS, ya que actúa como un “diagrama de construcción”. Abordará los problemas de interconexión de la herramienta, es decir, su vinculación con sus fuentes de ventas, sistemas de facturación y contabilidad, así como con su SGA y SGT, si ya dispone de ellos.
Así que surge la pregunta: ¿cómo elaborar un pliego de condiciones que le permita encontrar la OMS e commerce de sus sueños?
¿Por dónde empiezo? ¿Cuál es la mejor manera de definir sus necesidades? Sobre todo, ¿cuáles son las preguntas adecuadas?
Descúbralo en este artículo.
Antecedentes – Presentación de la empresa y sus actividades
El primer paso para elaborar un pliego de condiciones de comercio electrónico adecuado para su proyecto es hacer balance de su situación actual. Al presentar su empresa de forma general, ayuda a los candidatos a comprender su esencia y sus perspectivas de futuro.
1- ¿Tienes una OMS en tu empresa y estás satisfecho con ella?
- Si no es así, analice su metodología actual: ¿cómo gestiona sus pedidos y existencias?
- Si es así, intente enumerar sus limitaciones y puntos fuertes.
2- ¿Vende a través de varios canales de venta?
- En caso afirmativo, ¿cuáles?
- Si no es así, ¿lo está considerando?
→ Al hacerlo, podrá definir mejor su número de pedidos mensuales y, por tanto, responder de forma más específica a las fuentes de ventas.
3- ¿Dispone de software de gestión de facturación y contabilidad?
- ¿Este software es independiente de su sistema informático o requiere una conexión a una OMS e commerce (como Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), etc.)?
4- ¿Y su logística?
- ¿La ha contratado internamente, la ha externalizado o ambas cosas (logística híbrida)?
→ Efectivamente, responder a esta pregunta es crucial porque en el caso de la logística externa o híbrida garantizar que la empresa que prepara sus paquetes es capaz de cumplir la promesa de envío es crucial. Por otro lado, si su logística es más interna, buscaremos combinarla con un SGA y un SGT para asegurarnos de que interactúan con su comercio electrónico OMS.
5- Ahora es esencial definir los retos del proyecto
- ¿En qué estrategia encaja este proyecto de comercio electrónico OMS para su empresa?
- ¿Quiere diversificar y limitar el riesgo técnico?
- ¿Quiere limitar el riesgo estratégico? (compense su actividad con otros canales de venta en caso de que sus ventas recaigan en uno de ellos)
- ¿Le gustaría ofrecer a sus equipos una mayor comodidad y hacerlos más productivos?
- ¿Garantizar un crecimiento estable?
- Garantizar la rentabilidad y mejorar la eficiencia, por ejemplo con una mejor rotación de las existencias…
- ¿Adaptarse a los cambios del mercado?
- Elimine toda introducción manual de datos, que consume mucho tiempo a los equipos y es fuente de errores.
6- Por último, defina los objetivos generales que debe cumplir su futuro comercio electrónico OMS:
- ¿Se trata de… cumplir un objetivo de ahorro de tiempo?
- Cuestiones de gestión de existencias (evitar la sobreventa de productos, visibilidad continua de las existencias en todos los almacenes y otras ubicaciones de almacenamiento, etc.).
- ¿Para gestionar su red o su estrategia de distribución?
- ¿Para echar un vistazo sistemático al valor de sus acciones…?
Todas estas cuestiones constituyen el hilo conductor de la reflexión que su empresa debe llevar a cabo para desarrollar las mejores especificaciones posibles en materia de comercio electrónico.
Definición de requisitos
Una vez definidos sus objetivos, defina sus necesidades. Cuanto más precisos sean sus requisitos, mejor podrá responder el proveedor de servicios a su licitación.
Entre las necesidades que debe distinguir, empiece por las funcionales. Esta sección debe responder a la siguiente pregunta ¿Qué requisitos funcionales debe cumplir la herramienta?
1- Requisitos funcionales
- Centralice todos los pedidos en una única base de datos y/o interfaz unificada. Gracias a este paso, podrá operar ventas omnicanal, gracias a la centralización en tiempo real de todos sus pedidos en una única interfaz.
- Consolide todas las existencias físicas, virtualícelas y compártalas en toda la red de distribución. Así tendrá una visión centralizada y en tiempo real de las existencias en sus distintos almacenes, lo que le permitirá arbitrar su estrategia de almacenamiento.
- A continuación, puede dirigir/encaminar sus pedidos al almacén adecuado utilizando un motor de reglas (disponibilidad de existencias, distancia al consumidor, envíos BtoB o BtoC, etc.).
- Por último, puede permitir que distintos tipos de actores compartan información entre sí (consumidor final, proveedor de servicios externo, etc.).
2- Requisitos operativos
Sin embargo, aunque los requisitos funcionales sean importantes, no debe descuidar los requisitos operativos que permitirán a su empresa definir, a grandes rasgos, la forma en que debe implantarse la herramienta.
- Empiece por preguntarse cuáles son sus necesidades de formación. La duración de la formación dependerá del contexto de su empresa y, más concretamente, de si su logística está externalizada o es interna.
- También debe preguntarse cuáles son sus necesidades de asistencia. ¿Desea contar con el apoyo de un experto en logística de comercio electrónico en la preproducción y/o durante la producción?
3- Limitaciones técnicas
Una vez definidos los requisitos funcionales y operativos, defina las limitaciones técnicas.
- La primera pregunta a la que debe responder es si desea que el software se aloje en su sistema informático (on Premise) o en el de un tercero (software SaaS).
- A continuación, debemos conocer sus requisitos de seguridad
Al final de estas cuestiones hay una pregunta final:
- ¿Cuáles son sus requisitos de adaptabilidad y escalabilidad?
→ Para responder a esto, intente determinar la posibilidad de realizar peticiones específicas al equipo de producto o la posibilidad de solicitar desarrollos a medida. En cada caso, la solución debe tener un ritmo sostenido de innovación y novedad.
Conclusión:
Tanto si desea implantar un sistema de comercio electrónico OMS como cambiar el que ya tiene, es fundamental que haga balance de su negocio, sus objetivos y sus necesidades.
Para llevar a cabo esta evaluación, estudiamos juntos las preguntas que debíamos plantearnos con el fin de elaborar un pliego de condiciones estructurado, preciso y claro. Cuanto más concisa sea, mejor podrán darle los proveedores de servicios respuestas precisas y adaptadas a sus necesidades.
Para orientarle paso a paso en la elaboración de sus especificaciones, o simplemente para cuestionarlas, hemos elaborado un libro blanco sobre el tema.
