Al vender en línea, la facturación del comercio electrónico es un requisito legal, al igual que lo es para el comercio físico. Debe enviarse al cliente a más tardar en el momento de la recepción del pedido.
Para los minoristas electrónicos que venden en varias plataformas de venta simultáneamente, esto suele ser sinónimo de pérdida de tiempo. Las ventas omnicanal implican que tienen que ir al back office de cada fuente de ventas para editar e imprimir su factura de comercio electrónico. Para superar este problema, muchos minoristas electrónicos utilizan módulos en su CMS para gestionar la facturación de su comercio electrónico en todos sus canales de venta. Una práctica que está resultando infructuosa en muchos aspectos. En este artículo le explicamos por qué.
¿Qué es un CMS?
El sistema de gestión de contenidos (CMS) era originalmente un programa de gestión de contenidos utilizado para crear sitios de comercio electrónico.
En el pasado, la creación de un sitio web estaba reservada a personas con un alto nivel de conocimientos técnicos, pero ahora, gracias a los CMS, los comerciantes electrónicos pueden crear fácilmente su sitio de comercio electrónico sin tener necesariamente conocimientos informáticos. El código ya está escrito para ellos, por lo que no necesitan conocimientos de programación.
En general, los CMS de comercio electrónico incluyen numerosas funciones, plugins y módulos diseñados para la actividad del comercio electrónico. También dispone de plantillas que le permiten personalizar el diseño, el estilo y el color de su sitio de comercio electrónico.
¿Cómo gestiona la facturación del comercio electrónico cuando vende a través de varios canales de venta simultáneamente?
La facturación del comercio electrónico puede ser un verdadero quebradero de cabeza, sobre todo cuando vendes en diferentes plataformas de venta al mismo tiempo (CMS, Marketplaces, Ventas Privadas).
En este caso, la primera solución para hacer mi facturación de comercio electrónico es ir a cada back office para editar e imprimir mis facturas.
Por ejemplo, si vendo en cinco sitios web y en dos Marketplaces diferentes, no tendría más remedio que gestionar mi facturación de comercio electrónico en cada back office de mis cinco sitios web, así como en mis dos back offices de Marketplaces.
Una enorme pérdida de tiempo, que puede ser perjudicial para el desarrollo de su negocio. Conscientes de este problema, se han desarrollado varios módulos que permiten a los comerciantes recuperar pedidos de otras plataformas de venta a través de su CMS.
El CMS no es la herramienta adecuada para gestionar la facturación de su comercio electrónico
“Tengo un CMS, ¿por qué gestionar la facturación de mi comercio electrónico con otra herramienta?”. Muy buena pregunta. En este artículo intentamos responder a estas preguntas.
Para satisfacer las múltiples necesidades de los comerciantes electrónicos,…
- Permitir que los pedidos realizados a través de mi otro canal de venta (por ejemplo, un mercado) sean redirigidos.
- Gestionar los envíos y las etiquetas de los paquetes (para ello, los transportistas crean sus propios módulos)
- Gestionar la facturación,
- etc….
Muchos desarrolladores independientes han empezado a crear módulos cada vez más diversos dedicados al CMS.
Aunque estos módulos son adecuados para quienes se inician en la venta en línea, plantean una serie de problemas en términos de seguridad, fiabilidad y, sobre todo, de viabilidad de los datos de las transacciones.
De hecho, estos módulos tienden a alejar al CMS de su función principal: un sistema de gestión de contenidos que te permite diseñar, gestionar y modificar a tu antojo un catálogo de productos disponibles para la venta. Al principio, no era una herramienta logística para centralizar los pedidos de otros canales de venta, las existencias, los envíos, y mucho menos la facturación de otras fuentes de venta.
En primer lugar, desde el punto de vista informático, esto plantea un problema de fiabilidad y disponibilidad, en el sentido de que la asociación de un gran número de estos módulos en un sitio puede provocar fallos y ralentizaciones. Esto también plantea problemas en términos de seguridad de los datos -especialmente en relación con el RGPD-, ya que los CMS pueden utilizarse para recuperar pedidos e información de otros canales de venta (por ejemplo, un mercado) a través de gestores de flujos .
Desde el punto de vista de la viabilidad de los datos útiles para la facturación, a menudo están degradados o incompletos y sufren las consecuencias del uso de estas tecnologías en cascada, como se muestra en el diagrama siguiente:
Este diagrama muestra que el CMS no está conectado directamente al Mercado: sólo lo está a través del gestor de feeds.
En cuanto a la facturación, el problema es que el gestor de feeds no envía la información exacta del pedido desde el Marketplace al CMS. En caso de auditoría fiscal, será difícil comparar un pedido de Amazon con el transmitido a través del CMS. Además, el tipo de IVA no puede recuperarse para todas las ventas realizadas en el Mercado.
Una de las peticiones del gobierno es que los números de factura del comercio electrónico se conserven cronológicamente. Sin embargo, sin un software que centralice los pedidos, no podrá asegurarse de que los números de factura se sucedan, simplemente porque los canales de venta no se comunican entre sí y cada uno tiene sus propios números de factura diferentes.
Pero si no es posible gestionar la facturación de mi comercio electrónico en cada uno de mis back-offices, sino también en mi CMS para todos mis pedidos de comercio electrónico, ¿qué puedo hacer?
Utilice la tecnología adecuada conectada directamente a sus fuentes de ventas
Sólo la tecnología directamente conectada a tus fuentes de venta te permitirá :
- Centralice los pedidos de todos sus canales de venta,
- Proporcione información precisa, limpia y actualizada de las transacciones en todos sus canales de venta, simplemente porque la información se recupera directamente de la fuente del pedido, incluyendo :
→ Fecha en la que se generó el PDF de una factura,
→ Fecha de pedido en la fuente de ventas (mercados, ventas privadas).
→ Estado del pedido,
→ Número de pedido asignado por la fuente de pedidos,
→ Referencia única para la venta en la fuente de ventas,
→ etc…
- Tener números de factura de comercio electrónico consecutivos,
- Respeta las normas de seguridad, sin tecnología adicional entre la herramienta y su fuente de ventas.
En este diagrama, podemos ver que la tecnología Shippingbo está conectada de forma nativa a las fuentes de ventas, sin ningún intermediario. Esto le permite disponer de todos los datos vinculados a sus pedidos de comercio electrónico en una única interfaz, sin que hayan sufrido ningún daño.
En resumen, al centralizar tus pedidos omnicanal en tiempo real, Shippingbo estandariza los datos de todos tus canales de venta, ofreciéndote datos limpios y precisos que están listos para ser utilizados por tus contables, CRM, etc.
Esto te ahorra una enorme cantidad de tiempo, y garantiza que cumples las expectativas de las autoridades fiscales, que muy a menudo realizan controles de fraude del IVA.
Conclusión
Con el software de facturación de comercio electrónico de Shippingbo, estás a un solo clic de gestionar la facturación de tu comercio electrónico con datos actualizados, precisos y utilizables. Ya no tendrá que editar sus facturas de comercio electrónico en cada uno de sus sitios ni secuestrar la función de su CMS.
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