Dans le cadre d’une activité de vente en ligne, au même titre que pour le commerce physique, la facturation e-commerce est une obligation légale. Elle doit être transmise au client au plus tard à la réception de sa commande.
Pour les e-commerçants qui vendent sur plusieurs plateformes de vente simultanément, elle est souvent synonyme de perte de temps. En effet, la vente omnicanale les obligent à aller dans la back-office de chaque source de vente pour éditer et imprimer leur facture e-commerce. Pour pallier ce problème, de nombreux e-commerçants utilisent des modules de leurs CMS afin de gérer leur facturation e-commerce de l’ensemble de leurs canaux de vente. Une pratique qui s’avère pourtant infructueuse à bien des égards. Dans cet article, nous vous disons pourquoi.
Qu’est-ce qu’un CMS ?
Le Content Management System (CMS) est à l’origine un programme de gestion de contenu utilisé pour la construction de sites e-commerce.
Si auparavant la création de site internet était réservée aux personnes ayant une grande compétence technique en la matière, aujourd’hui, grâce aux CMS, les e-commerçants peuvent créer leur site e-commerce facilement sans forcément avoir des compétences en informatique. En effet, le code de ce dernier est déjà écrit pour eux : inutile donc d’avoir des compétences en programmation.
De manière générale, les CMS e-commerce comprennent de nombreuses fonctionnalités, plugins et modules destinés à l’activité e-commerce. Des templates sont également proposés, permettant de personnaliser le design, le style et la couleur du site e-commerce.
Comment gérer la facturation e-commerce quand on vend sur plusieurs canaux de vente simultanément ?
La facture e-commerce peut s’avérer être un vrai casse-tête, d’autant plus lorsque l’on vend sur différentes plateformes de vente simultanément (CMS, Marketplaces, Ventes Privées).
Dans ce cas, la première solution pour faire ma facturation e-commerce consiste à aller dans chaque back-office pour éditer et imprimer mes factures.
Par exemple, si je vends sur cinq sites internet, et sur deux Marketplaces différentes, je n’aurais pas le choix que d’aller gérer ma facture e-commerce dans chaque back-office de mes cinq sites internet, ainsi que dans mes deux back offices Marketplaces.
Une perte de temps énorme, qui peut nuire au développement de votre activité. Conscient de cette problématique, de nombreux modules ont vu le jour pour permettre aux marchands de récupérer sur leur CMS les commandes provenant d’autres plateformes de vente.
Le CMS n’est pas outil approprié pour gérer votre facturation e-commerce
“J’ai un CMS, pourquoi gérer ma facturation e-commerce avec un autre outil ?” C’est une très bonne question. Nous allons tenter d’y répondre dans cet article.
Pour répondre aux nombreux besoins des e-commerçants, à savoir…
- Permettre la redescente des commandes effectuées sur mon autre canal de vente (par exemple, sur une marketplace)
- Gérer les expéditions et les étiquettes colis (pour cela, les transporteurs créent leurs propres modules)
- Gérer la facturation,
- etc….
Beaucoup de développeurs indépendants se sont mis à créer de plus en plus de modules divers et variés dédiés aux CMS.
Ces modules, bien qu’ils conviennent lorsqu’on débute dans la vente en ligne, posent de nombreux problèmes, que ce soit en termes de sécurité, de fiabilité, mais aussi et surtout de viabilité des données relatives aux transactions.
En effet, ces modules tendent à éloigner le CMS de sa fonction première : un système de gestion de contenu permettant de concevoir, gérer et modifier un catalogue produit disponible à la vente à votre guise. À l’origine, il ne s’agit en rien d’un outil logistique permettant de centraliser les commandes d’autres canaux de vente, les stocks, les expéditions et encore moins la facturation d’autres sources de vente.
D’un point de vue informatique tout d’abord, cela pose un problème de fiabilité et disponibilité, dans le sens où l’association d’un grand nombre de ces modules sur un site peut causer des bugs et ralentissements. Cela pose également des problèmes en termes de sécurité des données – notamment au regard de la RGPD – les CMS permettant de récupérer des commandes et informations d’autres canaux de vente (par exemple une marketplace) au travers des gestionnaires de flux.
D’un point de vue de la viabilité des données utiles à la facturation, celles-ci sont bien souvent dégradées ou incomplètes et pâtissent de l’utilisation de ces technologies en cascade, comme le montre le schéma ci-dessous :
Sur ce schéma, on constate que le CMS n’est pas directement connecté à la Marketplace : il l’est seulement par l’intermédiaire du gestionnaire de flux.
En termes de facturation, le problème, c’est que le gestionnaire de flux ne renvoie pas les informations exactes de commande de la Marketplace au CMS. En cas de contrôle fiscal, difficile alors de comparer une commande Amazon avec la commande transmise sur le CMS. De plus, le taux de TVA ne saurait être récupéré pour toutes les ventes faites sur la Marketplace.
Une des demandes de l’administration réside dans la chronologie des numéros de factures e-commerce. Or, sans logiciel qui centralise les commandes, vous ne pourrez pas faire en sorte que vos numéros de factures se suivent tout simplement parce que les canaux de vente ne communiquent pas entre eux, chacun ont des numéros de factures propres et différents.
Mais alors s’il est infructueux de gérer ma facturation e-commerce sur chacun de mes back-offices, mais aussi sur mon CMS pour l’ensemble de mes commandes e-commerce, comment faire ?
Faire appel à une technologie adaptée connectée en direct avec vos sources de vente
Seule une technologie connectée en direct à vos sources de vente vous permettra :
- De centraliser les commandes provenant de l’ensemble de vos canaux de vente,
- De fournir des informations précises, propres et à jour relatives aux transactions de l’ensemble de vos canaux de vente, pour la simple et bonne raison que les informations sont directement récupérées de la source de commande, notamment :
→ Date à laquelle le PDF d’une facture a été généré,
→ Date de la commande sur la source de vente (marketplaces, ventes privées)
→ Statut de la commande,
→ Numéro de commande attribué par la source de commande,
→ Référence unique de la vente sur la source de vente,
→ etc…
- Avoir des numéros de facture e-commerce qui se suivent,
- Respecter des standards de sécurité, aucune technologie supplémentaire ne s’intercalant entre l’outil et votre source de vente.
Sur ce schéma, nous voyons que la technologie Shippingbo est connectée nativement aux sources de vente, sans intermédiaire. Cela vous permet donc d’avoir dans une interface unique, toutes les données liées à vos commandes e-commerce, sans que celles-ci n’aient subi aucune dégradation.
En résumé, on peut dire que Shippingbo, en centralisant vos commandes omnicanales en temps réel, standardise les données de l’ensemble de vos canaux de vente et vous permet ainsi d’avoir une donnée propre et précise, prête à être exploitée par vos comptables, CRM…
Un gain de temps énorme, et une assurance d’être en conformité avec les attendus de l’administration fiscale qui réalise très souvent des contrôles de fraude à la TVA.
Conclusion
Grâce au logiciel de facturation e-commerce Shippingbo, en un clic, gérez votre facturation e-commerce avec des données à jour, saines et exploitables ! Plus besoin d’éditer vos factures e-commerce sur chacun de vos sites ou de détourner la fonction de votre CMS !
Découvrez dans ce webinar les 8 erreurs à éviter en tant qu’e-commerçant :
