La contratación electrónica está revolucionando la forma en que las empresas gestionan su cadena de suministro, optimizando tanto los costes como la eficiencia. Pero, ¿qué es la contratación electrónica y cómo puede ayudarle? Descubra todo lo que necesita saber sobre la contratación electrónica en esta guía.
¿Qué es la contratación electrónica?
La contratación electrónica encarna la evolución digital de los métodos de contratación en línea. Se trata de un proceso desmaterializado que optimiza y simplifica las transacciones comerciales entre las empresas y sus proveedores.
El concepto de contratación electrónica
En el corazón de la contratación electrónica, o e-procurement, se encuentran paquetes de software específicos que permiten a las empresas realizar sus compras y contrataciones a través de Internet. Este software centraliza la gestión electrónica de adquisiciones, compras e incluso suministros en una plataforma electrónica, lo que agiliza el proceso y lo hace más eficaz.
El proceso de contratación electrónica en 3 fases
- Selección de productos: en este caso, la empresa utiliza herramientas como Punch-Out para buscar y seleccionar los artículos que desea comprar en catálogos en línea.
- Envío del pedido: Una vez hecha la selección, la empresa envía su pedido, a menudo automáticamente, a su proveedor.
- Facturación: Por último, cuando se reciben los productos o servicios, se genera la factura y se envía a la empresa, marcando el final del ciclo de gestión de pedidos.
¿Por qué es tan especial la contratación electrónica?
La contratación electrónica es algo más que la compra en línea: es parte integrante del funcionamiento de las empresas, especialmente en el sector B2B o Business to Business. Estas plataformas ofrecen herramientas a medida, como flujos de trabajo de validación, factorización y sistemas de aprobación. Esta centralización y automatización aporta a las empresas una eficacia, rapidez y precisión inigualables, sobre todo porque los avances digitales hacen que algunas herramientas estén disponibles exclusivamente en línea.
¿Cuál es la diferencia entre e-sourcing y e-procurement?
Para entender la diferencia entre e-sourcing y e-procurement, es esencial examinar primero el proceso de compra en su totalidad, que engloba las etapas de ambos elementos.
¿Qué es el e-sourcing?
El e-sourcing, a menudo denominado S2C o Source to Contract, es una fase previa al proceso de compra que se centra principalmente en la desmaterialización,identificación y selección de proveedores potenciales. Este módulo permite a las empresas :
- Cree un inventario de proveedores, distinguiendo entre los ya establecidos y las nuevas referencias.
- Identifique las fuentes de información pertinentes, ya sean de pago (como proveedores especializados en abastecimiento) o gratuitas (como ferias comerciales).
- Lance una solicitud de información (RFI) para obtener detalles cruciales sobre la oferta de servicios, precios competitivos, experiencia industrial, etc.
Cómo funciona la contratación electrónica
Tras el aprovisionamiento, la contratación electrónica toma el relevo para hacer realidad la compra. Las empresas pueden :
- Seleccione productos o servicios de catálogos en línea.
- Envíe automáticamente los pedidos a los proveedores.
- Recibir y gestionar las facturas electrónicamente, de acuerdo con las condiciones de pago definidas.
¿Para quién es la contratación electrónica?
La contratación electrónica se posiciona como una aplicación informática clave en el sector B2B, excluyendo de facto las interacciones Business to Customer (B2C). Pero, ¿quiénes son exactamente los implicados en esta trama?
Una plataforma dedicada al B2B
La contratación electrónica funciona exclusivamente en un contexto B2B, como ya se ha mencionado. Por tanto, huelga decir que su ámbito de aplicación se limita a la gestión de compras entre empresas. Empresas de todos los tamaños y sectores, desde empresas de nueva creación hasta PYME y grandes corporaciones, pueden beneficiarse de sus ventajas.
Una solución multifuncional para diversos departamentos de la empresa
La diversidad de funciones que ofrecen las plataformas de contratación electrónica hace de esta herramienta un elemento indispensable para diversos departamentos de las empresas. Más concretamente, se trata de :
- El departamento de compras : desarrollar y optimizar las estrategias de compra. Este departamento suele ser el principal usuario y supervisor del sistema.
- Usuarios finales : son los empleados que expresan una necesidad concreta y hacen un pedido para satisfacerla.
- Aprobadores: se encargan de validar o rechazar los pedidos emitidos por los usuarios finales. Este control garantiza que las compras se ajustan a la estrategia de la empresa.
- El departamento de contabilidad: una vez validado el pedido, el departamento de contabilidad se encarga del pago de las facturas. La contratación electrónica facilita su trabajo al ofrecer una trazabilidad óptima y automatizar determinados procesos.
La interacción entre una empresa y su proveedor
La contratación electrónica no es sólo una herramienta interna para la empresa que adquiere los bienes o productos. También se extiende a los proveedores. La desmaterialización de los pedidos, la gestión electrónica de los catálogos, la transmisión instantánea y la facturación en línea refuerzan y simplifican la colaboración entre la empresa y sus proveedores. Por tanto, junto con el personal interno, son agentes clave en la contratación electrónica.
Pero la contratación electrónica es también un factor clave para el florecimiento de la relación entre empresa y proveedor. Al simplificar los procesos de pago en línea, garantiza la colaboración. Los proveedores ya no están limitados al número de empresas a las que venden sus mercancías, por lo que pueden entrar en una nueva fase de optimización de la gestión de existencias.
¿Qué ventajas ofrece la contratación electrónica?
Tanto si eres el comprador como el proveedor, la contratación electrónica ofrece muchas ventajas: hace que las transacciones sean más seguras y facilita la relación B2B.
Optimizar el proceso de compra
El carácter centralizado y fluido de la contratación electrónica reduce el tiempo dedicado a las compras, acorta los plazos de entrega ydisminuye la tasa de errores. Esta optimización garantiza una mayor eficacia y una mejor gestión de los recursos.
Búsqueda de ofertas más fácil
Los catálogos en línea ofrecen un abanico más amplio de opciones para comparar y personalizar los pedidos. Esto no sólo mejorala eficacia de las compras, sino también la pertinencia de los productos y servicios seleccionados.
Reducir costes mediante la contratación electrónica
Gracias a la desmaterialización de las transacciones, los costes operativos asociados a las compras se reducen considerablemente. Las empresas se benefician de importantes ahorros a largo plazo.
Control de costes y beneficios financieros
La eliminación de intermediarios en el proceso de compra gracias a la contratación electrónica repercute positivamente en el presupuesto, contribuyendo a un mejor control del gasto.
Automatización de procesos
La contratación electrónica permite automatizar muchos aspectos del proceso de compra. Esta automatización libera tiempo al equipo, que puede concentrarse en tareas de valor añadido.
Transparencia y calidad de la información
Los catálogos en línea suelen ofrecer información más detallada y actualizada que los catálogos en papel. Las empresas se benefician así de una mayor transparencia y una información de mejor calidad para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Ventajas de la contratación electrónica para los proveedores
Pago rápido y seguro
La digitalización del proceso de compra garantiza que el proveedor reciba el pago a tiempo, sin los habituales retrasos o recordatorios.
Aprovisionamiento optimizado
Incluso antes de que sus productos o servicios salgan a la venta, los proveedores pueden utilizar la contratación electrónica para acceder a una base de datos completa y actualizada, lo que facilita la selección de las empresas adecuadas con las que trabajar.
Acceso a las facturas y seguimiento en tiempo real
Los proveedores tienen acceso inmediato a las facturas en cuanto se finaliza una transacción. Además, gracias a la digitalización, pueden hacer un seguimiento de sus ventas en tiempo real, obtener información valiosa y ajustar su estrategia en consecuencia.
Gestión más sencilla de contratos y facturas
La contratación electrónica ofrece a los proveedores herramientas simplificadas para gestionar contratos y facturas y para mejorar la colaboración con sus clientes, haciendo más eficiente todo el proceso.
Mejor colaboración con las empresas clientes
El enfoque centralizado de la contratación electrónica facilita y refuerza la comunicación entre el proveedor y la empresa, permitiendo una mejor comprensión de las necesidades y una adaptación más rápida a las demandas del mercado.
La contratación electrónica al servicio de su crecimiento
¿Conoce la ejecución directa? El cumplimiento directo se refiere al proceso de envío de un pedido directamente al consumidor. Este enfoque se adopta cuando su empresa de comercio electrónico realiza transacciones D2C (Direct to Consumer) y entrega los productos directamente a los clientes.
Este término se utiliza sobre todo en el contexto del dropshipping. De hecho, el principio del dropshipping es la relación entre un vendedor y un proveedor. El vendedor comercializa en las plataformas de venta el producto que ha adquirido al proveedor, que se encargará de preparar los pedidos y despacharlos. ¿Y si tú también te dedicas al dropshipping?
Tanto si es vendedor como proveedor de dropshipping, este modelo ofrece una serie de ventajas:
- Acceso a un mercado más amplio: ya sea para diversificar su oferta como vendedor, o para ampliar su público sin ningún esfuerzo de marketing si es proveedor.
- Ahorro : al dividir el trabajo en dos, puede concentrarse en una sola actividad, logística o ventas, y reducir sus costes.
- Logística más fluida: con el dropshipping, como vendedor puede simplificar la gestión de sus existencias de comercio electrónico, y como proveedor gana nueva flexibilidad en su producción.
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Todo el proceso se agiliza gracias a la automatización en tiempo real, lo que aumenta la eficacia de la cadena de suministro. Al mismo tiempo, esta oferta se ajusta perfectamente a las tendencias actuales de contratación electrónica, lo que permite optimizar la gestión de las compras y reducir el riesgo financiero.
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