L’e-procurement révolutionne la manière dont les entreprises gèrent leur chaîne d’approvisionnement, optimisant à la fois coûts et efficacité. Mais qu’est-ce que l’e-procurement et comment peut-il vous aider ? Découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir sur electronic procurement.
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
L’e-procurement, contraction de “electronic procurement” ou “approvisionnement électronique” en français, incarne l’évolution numérique des méthodes d’approvisionnement en ligne. Il s’agit d’un processus dématérialisé qui optimise et simplifie les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs.
Le concept du e-procurement
Au cœur de l’e-procurement, ou Electronic Procurement, se trouvent des logiciels dédiés qui permettent aux entreprises d’effectuer leurs achats et approvisionnements via Internet. Ces logiciels centralisent la gestion électronique des acquisitions, des achats et même des approvisionnements sur une plateforme électronique, rendant le processus plus fluide et efficace.
Le processus du e-procurement en 3 phases
- La sélection des produits : Ici, l’entreprise utilise des outils comme le Punch-Out pour parcourir et sélectionner les articles qu’elle souhaite acheter à partir de catalogues en ligne.
- L’envoi de la commande : Une fois la sélection effectuée, l’entreprise transmet sa commande, souvent de manière automatisée, à son fournisseur.
- La facturation : Enfin, à la réception des produits ou services, la facture est générée et envoyée à l’entreprise, marquant la fin du cycle de gestion de commande.
Pourquoi l’e-procurement est-il si spécial ?
L’e-procurement est plus qu’un simple achat en ligne : il s’intègre pleinement au fonctionnement des entreprises, spécialement dans le secteur B2B ou Business to Business. Ces plateformes offrent des outils adaptés comme des workflows de validation, d’affacturage et des systèmes d’approbation. Cette centralisation et automatisation apportent une efficacité, rapidité et précision inégalées aux entreprises, d’autant plus que l’évolution numérique rend certains outils exclusivement disponibles en ligne.
Quelle est la différence entre l’e-sourcing et l’e-procurement ?
Pour comprendre la différence entre l’e-sourcing et l’e-procurement, il est essentiel d’aborder en premier lieu le processus d’achat dans sa totalité, qui englobe les étapes des deux éléments.
Qu’est-ce que l’e-sourcing ?
Le e-sourcing, souvent désigné par S2C ou Source to Contract, est une phase préalable au processus d’achat qui se focalise principalement sur la dématérialisation, de l’identification et de la sélection des fournisseurs potentiels. Grâce à ce module, les entreprises sont en mesure de :
- Créer un inventaire des fournisseurs, distinguant ceux déjà établis et les nouveaux référencés.
- Identifier des sources d’information pertinentes, qu’elles soient payantes (comme les prestataires spécialistes du sourcing) ou gratuites (comme les salons professionnels).
- Lancer des Request for Information (RFI) pour obtenir des détails cruciaux concernant l’offre de service, la compétitivité tarifaire, la compétence industrielle, entre autres.
Le fonctionnement de l’e-procurement
Après le sourcing, le e-procurement prend le relais pour matérialiser l’achat. Les entreprises peuvent :
- Sélectionner des produits ou services depuis des catalogues en ligne.
- Envoyer automatiquement les commandes aux fournisseurs.
- Recevoir et gérer les factures électroniquement, en accord avec les modalités de paiement définies.
À qui s’adresse le e-procurement ?
L’e-procurement se positionne comme un logiciel clé dans le secteur B2B, excluant de facto les interactions en Business to Customer (B2C). Mais quels sont précisément les acteurs concernés par ce dispositif ?
Une plateforme dédiée au B2B
L’e-procurement fonctionne exclusivement dans un contexte B2B, comme dit précédemment. Il va donc de soi que son champ d’application se limite à la gestion des achats entre entreprises. Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, des start-ups aux PME en passant par les grandes entreprises, peuvent bénéficier de ses avantages.
Une solution multifonction pour divers services de l’entreprise
La diversité des fonctions offertes par les plateformes d’e-procurement fait de cet outil un élément indispensable pour divers services au sein d’entreprise. Plus concrètement, sont concernés :
- Le service achat : Élaboration et optimisation des stratégies d’achats. Ce service est souvent le principal utilisateur et superviseur du système.
- Les utilisateurs finaux : Ce sont les employés qui expriment un besoin spécifique et passent commande pour y répondre.
- Les approbateurs : Ils ont la responsabilité de valider ou de rejeter les commandes émises par les utilisateurs finaux. Ce contrôle garantit la conformité des achats avec la stratégie de l’entreprise.
- Le service comptabilité : Une fois la commande validée, c’est au service comptabilité de prendre le relais pour le paiement des factures. L’e-procurement facilite leur travail en offrant une traçabilité optimale et en automatisant certains processus.
L’interaction d’une entreprise et de son fournisseur
L’e-procurement n’est pas uniquement un outil interne à l’entreprise qui achète la marchandise ou les produits. Il s’étend également aux fournisseurs. La dématérialisation des commandes, la gestion électronique des catalogues, la transmission instantanée et la facturation en ligne renforcent et simplifient la collaboration entre l’entreprise et ses fournisseurs. Ces derniers, au même titre que le personnel interne, sont donc des acteurs clés de l’approvisionnement électronique.
Mais l’e-procurement est par ailleurs un facteur clé d’une relation florissante entre entreprise et fournisseur, en simplifiant les processus de paiements en ligne, il garantit le partenariat. Le fournisseur n’est alors plus limité en nombre d’entreprises auxquelles il vend ses marchandises et peut ainsi accéder à une nouvelle étape d’optimisation de sa gestion de stock.
Quels avantages offre l’e-procurement ?
L’e-procurement offre de nombreux avantages que vous soyez l’acheteur ou le fournisseur, il sécurise les transactions et facilite la relation B2B.
Optimisation du processus d’achat
L’e-procurement, par sa nature centralisatrice et fluide, permet de réduire le temps passé sur les achats, de diminuer les délais et d’abaisser le taux d’erreurs. Cette optimisation garantit une efficacité accrue et une meilleure gestion des ressources.
Recherche d’offres facilitée
Les catalogues en ligne offrent un éventail plus large pour comparer et personnaliser les commandes. Ceci améliore non seulement l’efficacité des achats, mais également la pertinence des produits et services sélectionnés.
Réduction des coûts grâce à l’e-procurement
Grâce à la dématérialisation des transactions, les coûts opérationnels liés à l’achat sont nettement réduits. Les entreprises bénéficient ainsi d’économies significatives sur le long terme.
Maîtrise des dépenses et gain financier
L’élimination d’intermédiaires dans le processus d’achat grâce à l’e-procurement a un impact positif sur le budget, contribuant ainsi à une meilleure maîtrise des dépenses.
Automatisation des processus
L’e-procurement permet d’automatiser de nombreux aspects du processus d’achat. Cette automatisation libère du temps pour l’équipe, lui permettant de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Transparence et qualité de l’information
Les catalogues en ligne proposent des informations souvent plus détaillées et à jour que les catalogues papier. Les entreprises bénéficient donc d’une transparence accrue et d’une meilleure qualité d’information pour prendre des décisions éclairées.
Les avantages de l’eprocurement pour le fournisseur
Paiement sécurisé et rapide
La digitalisation du processus d’achat garantit au fournisseur un paiement en temps et en heure, sans les habituels retards ou relances.
Sourcing optimisé
Avant même la mise en vente de ses produits ou services, le fournisseur peut, grâce à l’e-procurement, accéder à une base de données complète et à jour, facilitant ainsi la sélection des entreprises avec lesquelles collaborer.
Accès aux factures et suivi en temps réel
Le fournisseur bénéficie d’un accès immédiat aux factures dès qu’une transaction est finalisée. De plus, grâce à la digitalisation, il peut suivre ses ventes en temps réel, obtenir des insights précieux et ajuster sa stratégie en conséquence.
Gestion facilitée des contrats et factures
L’e-procurement offre aux fournisseurs des outils simplifiés pour gérer les contrats, les factures et pour améliorer la collaboration avec leurs clients, rendant l’ensemble du processus plus efficace.
Meilleure collaboration avec les entreprises clientes
L’approche centralisée de l’e-procurement facilite et renforce la communication entre le fournisseur et l’entreprise, permettant une meilleure compréhension des besoins et une adaptation plus rapide aux demandes du marché.
L’e-procurement au service de votre croissance
Connaissez-vous le direct fulfillment ? Autrement appelé exécution directe en français, il désigne la démarche d’expédition d’une commande directement vers le consommateur. Cette approche est adoptée lorsque votre société e-commerce réalise des transactions D2C (Direct to Consumer) et livre les produits directement aux clients.
On utilise ce terme notamment dans le cadre du dropshipping. En effet, le principe du dropshipping étant la relation entre un vendeur et un fournisseur. Le vendeur commercialise le produit, sur les plateformes de vente, qu’il a acheté au fournisseur, qui lui va se charger de la préparation des commandes et de leurs expéditions. Et si vous aussi vous vous lanciez dans le dropshipping ?
Que vous soyez vendeurs ou fournisseur au sein de la logistique du dropshipping, ce modèle vous offre de nombreux avantages :
- L’accès à un marché élargi : que ce soit pour diversifier votre offre, en tant que vendeur, ou élargir votre audience sans efforts de commercialisation, si vous êtes fournisseur.
- Des économies : en divisant le travail en deux vous vous concentrez sur une seule activité, la logistique ou la vente et pouvez ainsi réduire vos coûts
- Une logistique plus fluide : avec le dropshipping, en tant que vendeur, vous pouvez simplifier votre gestion de stock e-commerce, du côté des fournisseurs, vous accédez à une nouvelle flexibilité dans votre production.
Sauter le pas du dropshipping avec Shippingbo
Pour vous aider à sauter le pas, Shippingbo vous propose de découvrir sa nouvelle offre de direct fulfillment. Shippingbo transforme la dynamique entre fournisseurs et revendeurs grâce à sa solution innovante de direct fulfillment. Pour les revendeurs, cela signifie un accès instantané à une sélection parmi 7 millions de SKUs, directement depuis des entrepôts européens, assurant ainsi des délais de livraison courts. Les fournisseurs, quant à eux, bénéficient d’une visibilité accrue et d’une meilleure collaboration avec les revendeurs sans nécessiter d’inventaire initial.
L’ensemble est fluidifié par une automatisation en temps réel, renforçant l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement. En parallèle, cette offre s’aligne parfaitement avec les tendances actuelles d’e-procurement, permettant une gestion optimisée des achats et une réduction des risques financiers.
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