La gestión y el control del almacén son dos conceptos complejos pero esenciales para garantizar un servicio de preparación y expedición de pedidos de comercio electrónico de alta calidad. El soporte tecnológico puede ayudar y/o optimizar la preparación de pedidos. Utilizados por la mayoría de las empresas de logística y gigantes del comercio electrónico, los SGA (sistemas de gestión de almacenes) son herramientas esenciales para el buen funcionamiento de un almacén. Pero, ¿qué es exactamente un SGA? Y, sobre todo, ¿cómo elegir el software de gestión de almacenes de comercio electrónico adecuado?
¿Qué es un SGA?
Un SGA o Sistema de Gestión de Almacenes es un paquete de software de gestión de almacenes. Es el SGA que gestionará y optimizará todo lo que ocurra en su almacén.
Su misión es ofrecerle la visibilidad que necesita para tomar las decisiones correctas: disponibilidad de los productos, recepción de los productos pedidos a sus proveedores, preparación de los pedidos y seguimiento de los envíos. También garantizará la fiabilidad de los pedidos preparados (cumplimiento de los plazos de entrega y de los productos preparados).
El SGA también le permitirá agilizar sus operaciones, ahorrándole un tiempo precioso y, por tanto, mejorando la productividad y los costes logísticos.
¿Qué funciones ofrece un SGA?
Las funcionalidades de los SGA se clasifican por familias.
1. Características del producto
Para gestionar eficazmente las operaciones logísticas, el SGA debe ser capaz de gestionar distintos productos con diferentes restricciones (tamaño del producto, peso, productos peligrosos, productos perecederos, productos con números de serie, códigos aduaneros, etc.). A cada criterio de la ficha de producto pueden asociarse diferentes normas de gestión. Por ejemplo, en el caso de productos perecederos, se dará prioridad a los productos que lleven más tiempo en stock. Para los productos voluminosos, prepararemos los pedidos mediante un proceso de preparación adaptado.
Es muy importante disponer de una base de datos de artículos que contenga la mayor cantidad de información posible, para poder crear posteriormente las reglas de gestión necesarias para ahorrar tiempo a los operadores.
Opte por un SGA adaptado a los productos peligrosos con ShippingBo
A la hora de seleccionar un sistema de gestión de almacenes (SGA ) para mercancías peligrosas, es esencial elegir una solución que dé prioridad a la seguridad y el cumplimiento de la normativa, optimizando al mismo tiempo la gestión operativa del almacén. En ShippingBo, comprendemos los retos únicos que plantean el almacenamiento, la manipulación, el plazo de entrega y el transporte de productos peligrosos.
Por eso ofrecemos soluciones de SGA especialmente diseñadas para cumplir estos requisitos rigurosos y específicos. Nuestras soluciones no sólo garantizan la gestión segura y eficaz de los productos peligrosos, sino que también aseguran una integración perfecta y la adaptabilidad a las necesidades cambiantes de su empresa. Por lo tanto, al elegir las soluciones de SGA de ShippingBo, puede garantizar el cumplimiento indefectible de su empresa y una gestión óptima de los productos en riesgo.
2. La función de recepción
Esta función es muy importante para introducir productos en stock y, sobre todo, para comprobar que el pedido del proveedor es correcto. Como minorista electrónico, debe controlar constantemente sus niveles de existencias y gestionar sus pedidos a proveedores. Cuando se recibe un pedido, es importante contar con un proceso que permita rastrear todos los productos recibidos para poder compararlos con el pedido inicial al proveedor. Algunos SGA (sistemas de gestión de almacenes) ofrecen la posibilidad de realizar estas operaciones mediante una PDA (escáner móvil con aplicación a bordo), lo que facilita mucho las tareas a los operarios.
3. La función de almacenamiento
La función de almacenamiento ahorra tiempo a la hora de direccionar productos que se acaban de recibir. La pregunta a la que responde esta función es: ¿dónde debo almacenar estos productos? A continuación, el SGA puede sugerir ubicaciones de picking (para la preparación de pedidos) o de reserva (para el almacenamiento) que ya existen en el almacén, lo que ahorra tiempo al operario y aumenta las existencias de productos sin necesidad de utilizar una nueva ubicación. Además, para ahorrar tiempo en estas operaciones, es útil disponer de una PDA.
4. La función de gestión de existencias
La función de gestión de existenciasoptimiza el espacio de almacenamiento y ofrece visibilidad en tiempo real de la ubicación y disponibilidad de los productos. Los SGA estándar suelen ofrecer la opción de gestionar varios tipos diferentes de ubicación: ubicaciones de picking y ubicaciones de reserva. El SGA es, con diferencia, el mejor software de gestión de existencias disponible en la actualidad.
Los puntos de picking suelen estar situados cerca de las zonas de preparación de pedidos para facilitar el picking y los desplazamientos de los operarios.
Los muelles de reserva suelen aceptar palés de productos en stock. Estas existencias abastecerán a la ubicación de picking cuando esté vacía o casi vacía. La mayoría de los SGA ofrecen módulos para reaprovisionar los puestos de picking en función de una necesidad calculada a partir de todos los pedidos de clientes aún no servidos, o en función de un umbral de seguridad (cantidad por debajo de la cual el SGA genera automáticamente una solicitud de reaprovisionamiento).
La mayoría de los SGA actualizan automáticamente los productos disponibles para la venta (productos en stock y no reservados para un pedido actual o futuro). Esta funcionalidad es estratégica y muy importante cuando el comerciante electrónico vende a diferentes fuentes de pedidos (BtoB, BtoC a través de marketplace, sitio web, etc.).
5- La función de preparación de pedidos
Esta es una de las funciones más importantes, ya que ahorrará un tiempo precioso a los operadores. La preparación de pedidos procedentes de sitios de comerciantes o de mercados debe adaptarse al perfil del pedido; en otras palabras, el SGA debe permitir uno o varios modos de preparación de pedidos al por menor. Por ejemplo, es preferible visitar el almacén una vez para recoger los productos necesarios para preparar un conjunto de pedidos de clientes. Así se optimizan los desplazamientos.
Al igual que con las demás funciones, eluso de una PDA hará que la preparación de pedidos, la localización de productos en stock y la preparación de pedidos seanmás fiables y sencillas. La mayoría de los SGA ofrecen esta posibilidad.
6- La función de envío
La función de envío facilita la impresión de etiquetas de transportista. Algunos paquetes de software SGA, como ShippingBo, han desarrollado los conectores necesarios para editar las etiquetas de transporte, o utilizan un editor externo. En todos los casos, es importante comprobar las soluciones que ofrece el SGA para la emisión de etiquetas de transporte, ya que si el transportista no está referenciado, esto requerirá un desarrollo específico y se traducirá en un plazo más o menos largo y, sobre todo, en un coste imprevisto.
7- La función de retorno
En el comercio electrónico, el índice de devolución de pedidos varía de un sitio a otro. Sea cual sea el caso, el SGA debe ser capaz de gestionar estas devoluciones: hacer un seguimiento de las devoluciones procesadas y de los productos que deben devolverse a las existencias.
8- La función de supervisión
Esta función ofrece una visión clara de todas las acciones en curso y futuras. Le ofrece una vista de pájaro de las operaciones, lo que le permite establecer prioridades, planificar operaciones, tomar decisiones, etc. Algunos SGA, como ShippingBo, son multialmacén, por lo que le ofrecen visibilidad sobre sus distintas existencias.
¿Cuáles son las características específicas de un sistema de gestión de almacenes para el comercio electrónico?
Las ventas en línea son muy específicas desde el punto de vista logístico y estratégico, ya que hay muchas fuentes de pedidos. Una empresa puede vender en línea en varios sitios propios, así como en mercados y sitios de venta privados. Por eso es tan importante la función de gestión de existencias, que permite gestionar la disponibilidad de los productos.
La complejidad de los flujos también es específica de las ventas en línea. Los minoristas electrónicos suelen tener varias existencias y tiendas físicas, y también quieren hacer envíos directamente desde las existencias de sus proveedores. Por eso, elegir un SGA omnicanal como ShippingBo es esencial cuando sus flujos o stocks son complejos.
Las ventas en línea también son exigentes en cuanto a la información que debe ponerse a disposición de los clientes. Los clientes quieren saber cómo avanza su pedido, cuándo se entregará y con qué transportista. No olvidemos que la entrega es una fuente de ansiedad para los clientes cuya tarjeta de crédito ha sido cargada por el comerciante y que esperan la entrega del producto que han comprado.
Las devoluciones de pedidos también son una fuente de ansiedad para los clientes. El proceso que se establezca debe facilitar y agilizar la tramitación de las devoluciones, para que los clientes puedan recibir el reembolso lo antes posible.
¿Cómo elegir su SGA?
En primer lugar, a la hora de elegir un SGA, es importante enumerar las funciones necesarias para todas las operaciones que el comercio electrónico necesitará a lo largo del proceso logístico.
Suele ser una buena idea contar con apoyo cuando hay que tomar una decisión tan trascendental como elegir un SGA.
” Pero antes de hacer nada, es fundamental conocer el perfil de su pedido y sus productos. Una auditoría en profundidad de su almacén es también una parte esencial del proceso de optimización logística. Estos dos enfoques le ayudarán a comprender las áreas de optimización, para que pueda elegir las soluciones que mejor se adapten a su empresa y a su mercado. “
– Florian LAILLET, Director del Departamento de Cadena de Suministro de ShippingBo
