¿Es usted un minorista electrónico abrumado por la complejidad de la gestión de existencias? Sumérjase en nuestro artículo completo que explora las mejores prácticas y herramientas de 2023 para optimizar su inventario. Aprenda a hacer de su logística una ventaja competitiva, no un quebradero de cabeza.
Controlar la logística es un factor clave para garantizar la competitividad y capacidad de respuesta de su empresa. Ya se trate de responder a las demandas cambiantes de los clientes, optimizar el espacio del almacén o gestionar las existencias de forma proactiva, es esencial contar con una herramienta fiable. ¿La solución? Software de gestión de existencias.
¿Qué es un software de gestión de existencias?
El comercio es un sector hipercompetitivo, y para mantenerse en la carrera las empresas en línea necesitan herramientas de gestión empresarial optimizadas. Uno de ellos es el software de gestión de existencias. Pero, ¿qué es exactamente?
El software de gestión de existencias es una aplicación informática cuyo principal objetivo es ayudar a las empresas a supervisar, organizar y controlar su inventario de productos o mercancías. En resumen, contabiliza los bienes físicos que una empresa utiliza para satisfacer la demanda de los clientes. ¿Cómo lo hacemos? Tiene en cuenta los movimientos de entrada y salida de productos dentro de diversas instalaciones, como puntos de venta, almacenes y otras zonas de almacenamiento.
Piense en esta herramienta como una solución global que traza el recorrido completo de sus productos: desde los pedidos iniciales a su proveedor hasta la entrega final a sus clientes. De este modo, hace un seguimiento en tiempo real de las mercancías y los niveles de existencias en toda la cadena de suministro. Por tanto, es una auténtica brújula para la logística de una empresa, que garantiza que los niveles de existencias estén constantemente actualizados y adaptados para responder eficazmente a la preparación de los pedidos.
En un plano más técnico, este programa ofrece una serie de funciones. No sólo proporcionan una visión de los niveles de existencias, sino que también se centran en optimizar la cadena de suministro minimizando los costes, ya sea evitando las roturas de existencias o reduciendo el exceso de existencias.
Es el garante de una logística optimizada, que garantiza tanto una mayor satisfacción del cliente como una gestión económica racional para la empresa.
¿Por qué utilizar un software de gestión de existencias?
Con el auge del comercio digital y las demandas siempre cambiantes de los clientes, la gestión eficaz de las existencias se ha convertido en una baza fundamental para las empresas. Entonces, ¿por qué optar por un software de gestión de existencias en lugar de métodos más “tradicionales”?
Exactitud del inventario
Una de las principales ventajas es la capacidad de proporcionar un inventario preciso. La supervisión en tiempo real de los niveles de inventario minimiza el riesgo de errores inherentes a la gestión manual. Esto garantiza que la empresa siempre tenga una visión clara de las cantidades de productos disponibles.
Optimización de las existencias
La identificación de los artículos excedentarios o agotados permite una mejor optimización. Así se evitan los costes asociados a la acumulación innecesaria de existencias o la pérdida de oportunidades en caso de escasez.
Trazabilidad de los productos
Con la gestión de números de serie, lotes y códigos de barras, la empresa puede rastrear fácilmente el origen de un producto, lo que resulta especialmente útil en caso de retirada o incoherencia en la cantidad.
Automatización
Muchas tareas, como la gestión de pedidos y el reaprovisionamiento, pueden automatizarse, lo que reduce la necesidad de intervención manual. Estoaumenta la eficacia de las operaciones.
Gestión omnicanal
En nuestro mundo interconectado, vender en varias plataformas es algo habitual. El software de gestión de existencias proporciona una visión consolidada del inventario, lo que hace más fluida la gestión de ventas omnicanal.
Análisis de resultados
Los informes avanzados que proporciona este software ayudan a la toma de decisiones al ofrecer información sobre las compras actuales, las ventas y los niveles de existencias.
Aumento de la productividad
Con una herramienta eficaz en la mano, los empleados dedican menos tiempo a tareas repetitivas como la búsqueda de artículos o la gestión manual de los movimientos de existencias. Esto no sólo les hace más productivos, sino también más satisfechos con su trabajo.
Visión global
Más que una mera herramienta de seguimiento, el software de gestión de existencias ofrece una visión holística de la empresa, sus clientes y proveedores, permitiendo una mejor integración y coordinación de los distintos departamentos.
El software de gestión de inventarios es mucho más que un medio para evitar la falta o el exceso de existencias; es la piedra angular de una gestión empresarial eficaz y competitiva.
Ventajas del software de gestión de existencias
La digitalización ha provocado profundos cambios en la forma en que las empresas gestionan su logística, y la gestión de existencias no se ha librado. Las ventajas del software de gestión de existencias son muchas y variadas. He aquí un resumen de los puntos fuertes de una solución de este tipo:
Mayor control de las existencias
Conocer las existencias exactas en el almacén en tiempo real evita compras innecesarias y mantiene un stock de seguridad, reduciendo el riesgo de desabastecimiento.
Aumento de las ventas
Una mejor gestión de las existencias reduce el riesgo de que no se atiendan los pedidos, lo que se traduce en un aumento de las ventas a corto y medio plazo.
Satisfacción y fidelidad del cliente
Cumplir los plazos de entrega es esencial para la satisfacción del cliente. Una gestión eficaz de las existencias garantiza que los productos estén siempre disponibles cuando el cliente los necesite.
Optimización del tiempo
Laautomatización de la gestión de existencias libera tiempo, lo que permite reasignar recursos a otras tareas cruciales.
Reducción de costes
Al definir los niveles óptimos de existencias, se reducen los costes logísticos. Además, al reducir el volumen de existencias, se reducen los costes de almacenamiento.
Adaptabilidad y crecimiento
A medida que su empresa crece, también lo hacen sus necesidades de gestión de existencias. Los programas informáticos facilitan esta adaptación y favorecen el crecimiento.
Mejora de la trazabilidad
Al escanear los productos mediante códigos de barras, es fácil localizar un artículo en tiempo real, comprobar su disponibilidad y seguir su evolución.
Control de costes
Al evitar los costes asociados a la falta y el exceso de existencias, una empresa puede garantizar una mayor rentabilidad.
La reducción de las tareas manuales permite a los empleados concentrarse en actividades más estratégicas.
Reducción de errores
Los procesos automatizados y la ausencia de múltiples intervenciones manuales reducen el riesgo de errores en la gestión de existencias.
La centralización de los datos sobre existencias facilita la coordinación entre los distintos departamentos, lo que permite una mayor capacidad de respuesta ante las oportunidades comerciales.
Visión centralizada
Para las empresas con varios centros de almacenamiento, el software ofrece una visión general en tiempo real que les permite optimizar la gestión de los recursos.
La integración con los canales de distribución en línea garantiza el seguimiento en tiempo real de todas las etapas del pedido, desde la colocación hasta la entrega.
Y para obtener aún más funciones y ventajas, optar por una herramienta completa de gestión de almacenes lleva la optimización a otro nivel. Aquí es donde entra en juego el software SGA, que ofrece funciones para gestionar las existencias y los preparativos.
¿A quién beneficia el software de gestión de existencias?
Diseñado para empresas de todos los tamaños y en todos los sectores, ya sea en la venta al por menor, la distribución, la fabricación o incluso en otros campos, el software de gestión de existencias es un activo inestimable para garantizar una gestión eficaz de los recursos materiales y asegurar que siempre se satisfacen las demandas de los clientes.
Es una preocupación interfuncional que afecta a muchos actores de una empresa. El uso de software de gestión de existencias facilita la coordinación entre los distintos departamentos y funciones. Estas son las principales personas o equipos que se benefician directamente de esta herramienta:
Gestión
Los directores o gerentes de empresas utilizan el programa para tener una visión general de la situación de las existencias. Esto contribuye a la toma de decisiones estratégicas, la planificación de las compras y la optimización del capital inmovilizado en existencias.
Departamento de Compras
El precio de los productos y la eficacia de los proveedores son cruciales. Este departamento es responsable de las adquisiciones. El software les permite determinar cuándo y cuánto pedir para evitar la escasez o el exceso de existencias. También pueden analizar el rendimiento de los proveedores.
Departamento de Logística y Almacenamiento :
- Recogedores de pedidos: el software les proporciona una lista precisa de los productos que deben recoger, a menudo optimizada para minimizar los desplazamientos por el almacén.
- Responsables de almacén: pueden optimizar la disposición del almacén en función de los movimientos de existencias y prever las necesidades de espacio y recursos humanos.
Ventas y atención al cliente
Estos equipos pueden informar a los clientes sobre la disponibilidad de los productos y los plazos de entrega estimados, y gestionar eficazmente los pedidos pendientes.
Departamento de Contabilidad y Finanzas
Con una visibilidad clara de los niveles de existencias, el departamento de contabilidad puede evaluar mejor el valor del inventario, prever los flujos de tesorería vinculados a las compras y las ventas, y analizar la rentabilidad de los productos.
Departamento de Marketing y Ventas
Estos equipos pueden planificar promociones u ofertas especiales en función de los niveles actuales de existencias, como la liquidación del exceso de existencias o la promoción de un producto bien surtido.
Control de calidad
Para las empresas con control de calidad interno, el software de gestión de existencias puede utilizarse para hacer un seguimiento de los lotes de productos, gestionar los productos defectuosos o facilitar la retirada de productos en caso necesario.
Departamento de TI o Sistemas de Información
Este departamento garantiza que el software se integre correctamente con los demás sistemas de la empresa (ERP, WMS, OMS, TMS), que funcione correctamente y que los usuarios reciban formación.
Esta herramienta facilita la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
Las características clave de un buen software de gestión de existencias en 2023
La gestión eficaz de las existencias es una de las principales preocupaciones de muchas empresas, ya que repercute directamente en la satisfacción del cliente, la gestión de costes y la rentabilidad. Por ello, los programas informáticos de gestión de existencias se han convertido en una herramienta esencial para garantizar un control óptimo de esta actividad.
He aquí un resumen de los criterios esenciales a tener en cuenta a la hora de elegir el SGA logístico que mejor se adapte a sus necesidades en 2023:
Gestión de las entradas y salidas de existencias
Esta herramienta debe permitir un registro preciso de los movimientos de existencias, ya se trate de compras, ventas o devoluciones de mercancías, con el fin de garantizar unos niveles de existencias fiables.
Creación de fichas de productos
Cada producto debe tener una ficha detallada que contenga información sobre su denominación, código, familia, precio, cuentas contables, tipo de IVA y, por supuesto, su nivel actual de existencias.
Gestión de suministros
La definición de un umbral mínimo de existencias es esencial. Cuando se alcanza este nivel, el software debe emitir alertas para permitir la reposición a tiempo y evitar el desabastecimiento.
Control en tiempo real
Tener una visión global e instantánea de las transacciones y los niveles de existencias es crucial para una gestión proactiva.
Compartidos en todos los puntos de venta
Los programas informáticos modernos deben permitir una gestión unificada de las existencias en todos los canales de venta, garantizando la coherencia de la información entre los distintos puntos de venta.
Análisis estadístico
Para seguir siendo competitivo, es esencial disponer de herramientas de análisis de alto rendimiento. Estos parámetros ayudan a orientar la toma de decisiones estratégicas.
Gestión a distancia
En el entorno actual, la capacidad de gestionar las existencias a distancia a través de un smartphone o un teléfono móvil es una necesidad.
La solución ideal debe ofrecer un seguimiento exhaustivo de las existencias, funciones predictivas, escaneado de códigos de barras para minimizar los errores y, sobre todo, una integración perfecta con otros sistemas, como el software de contabilidad.
SGA Shippingbo: una solución completa para la gestión de almacenes y existencias
El SGA Shippingbo, con su multitud de funciones, se posiciona como una solución completa para satisfacer las variadas y complejas necesidades de las empresas actuales. Los detalles de sus funcionalidades demuestran lo completa que es esta solución y lo bien adaptada que está a los retos modernos de la logística.
Adaptabilidad
- Versatilidad de aplicación: Ya sea para un 3PL, un almacén individual o un multialmacén, Shippingbo es flexible y se adapta a diversas necesidades.
- Apoyo a medida: la herramienta ofrece apoyo y asistencia personalizados, para que te familiarices con ella de forma eficaz y la utilices al máximo.
Gestión de almacenes
- Organización espacial: Shippingbo permite una gestión meticulosa de las zonas, pasillos y ubicaciones dentro del almacén, así como de las zonas de picking y reserva.
- Optimización de las existencias: el software gestiona los umbrales mínimos de picking y activa alertas de reabastecimiento. Se encarga de la reposición del picking, la gestión de las mercancías entrantes y garantiza una trazabilidad detallada con la gestión de los números de lote, las fechas de caducidad, los números de serie, por ubicación.
Gestión de existencias
- Seguimiento proactivo: Shippingbo emite alertas globales de existencias, gestiona las existencias físicas en el almacén y proporciona un historial completo de los movimientos y existencias de productos.
- Funciones avanzadas: reposición de productos devueltos directamente a través de PDA, gestión de inventario en PDA, orquestación de pedidos, historial de procesamiento de pedidos y recuperación de pedidos de sus clientes mediante Shippingbo.
Gestión de catálogos de productos logísticos
- Detalles del producto: Gestiona la información del producto, las coincidencias, la información sobre materiales peligrosos, los campos personalizados por producto y mucho más.
- Gestión automatizada: incluye lotes y paquetes, números de lote y SLED, números de serie y código HS.
Optimizar la preparación
- Personalización: los albaranes de preparación pueden personalizarse, con opciones como la impresión simultánea de albaranes y etiquetas de paquete, o la integración de etiquetas de transporte.
- Mayor eficacia: Gestiona envíos parciales, control de picking, instrucciones de preparación de productos, listas de picking e incluso “recoger e imprimir” para una sesión de preparación de un solo producto.
- Opciones avanzadas de picking: Ofrece sesiones de picking personalizables, picking de pedidos unitarios a PDA(Personal Digital Assistant), reventado de colmenas fijas, picking de colmenas móviles, picking de pedidos BtoB / Palets y sesiones de picking a través de PDA.
El SGA Shippingbo no sólo satisface las necesidades actuales de las empresas en materia de gestión de existencias y almacenes, sino que también se anticipa a sus necesidades futuras gracias a sus numerosas funciones actualizables.
Optimice su almacén con el SGA Shippingbo
Gestionar un almacén es algo más que almacenar mercancías. Es un complejo ballet de operaciones, movimientos y decisiones estratégicas. Por eso es esencial tener una visión clara y herramientas precisas. Por eso es esencial contar con el apoyo de un sistema sólido.
¿La herramienta ideal? El SGA de Shippingbo. Está diseñado para ofrecerle una visión general y detalles precisos de la gestión de sus existencias, al tiempo que agiliza sus procesos logísticos. Con Shippingbo, puede aumentar considerablemente su productividad, hasta un 50%. Es más que una herramienta: es su socio para garantizar una excelente experiencia del cliente y una gestión optimizada de su logística.
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