Vous expédiez des produits hors Union européenne ? Le formulaire CN23 est un passage obligé pour garantir la conformité douanière de vos colis. Ce guide complet vous explique tout ce que vous devez savoir sur le formulaire CN23, avec des conseils pratiques pour éviter les erreurs, accélérer vos envois et rester en règle, y compris vers les DOM ou le Royaume-Uni. Et si vous souhaitez gagner du temps, découvrez comment automatiser cette formalité grâce à Shippingbo.
Le formulaire CN23 est un document douanier obligatoire dès que vous expédiez un colis en dehors de l’Union européenne, au-delà d’un certain seuil de valeur. Son bon remplissage est essentiel pour éviter les retards, les blocages aux frontières ou les surcoûts imprévus.
Depuis le Brexit, même des destinations proches comme le Royaume-Uni nécessitent cette déclaration. Pour les e-commerçants, comprendre et bien utiliser le CN23 n’est plus une option, mais une nécessité logistique.
- Définition du formulaire CN23
- Définition : CN23
- CN22 et CN23, quelle est la différence ?
- Comment remplir un formulaire CN23 ?
- Où trouver le formulaire CN23 ?
- Où placer le formulaire CN23 sur votre colis ?
- Générez vos formulaires CN23 préremplis en un clic
Avec Shippingbo, vous pouvez générer et imprimer automatiquement votre formulaire CN23 prérempli, mais comprendre les règles qui l’encadrent reste indispensable. Dans cet article, nous vous guidons de A à Z pour tout savoir sur son utilité, ses différences avec le CN22, les obligations à respecter et surtout, comment l’automatiser efficacement.
Définition du formulaire CN23
Le CN23 est un document officiel qui accompagne les colis envoyés à l’international, en dehors de l’espace douanier de l’Union européenne. Il contient des informations précises sur le contenu, la valeur, l’origine et la destination des marchandises.
Présentation et formats du formulaire CN23
Ce document peut être présenté sous deux formats :
- En feuillet individuel (format classique papier)
- Intégré à la liasse postale CP72, souvent utilisée par les transporteurs ou les services postaux
Le CN23 comprend plusieurs zones à compléter : informations sur l’expéditeur, le destinataire, le contenu du colis, sa valeur, son origine, et son poids.
Il joue un rôle central dans la justification des exportations et dans l’obtention d’exonérations de TVA, notamment pour les envois de moins de 1 000 €. À partir de ce seuil, des documents supplémentaires sont requis.
À partir de 1 000 € : le CN23 doit être accompagné du DAU
Le Document Administratif Unique (DAU) est un formulaire normalisé utilisé pour les formalités douanières d’exportation et d’importation. Il centralise les informations clés du colis (valeur, code douanier, origine, destination) et facilite les échanges entre entreprises et autorités.
Lorsque la valeur d’un envoi excède 1 000 €, le formulaire CN23 ne suffit plus à lui seul. Vous devez y joindre un Document Administratif Unique (DAU) visé par les douanes.
Le DAU :
- Centralise les informations nécessaires au dédouanement
- Formalise l’exportation auprès des autorités douanières
- Est essentiel pour obtenir une exonération de TVA à l’export
Ce document est généralement généré par le transporteur ou La Poste. Il doit être conservé soigneusement en cas de contrôle fiscal ou de litige administratif.
CN22 et CN23, quelles différences ?
Ces deux formulaires douaniers sont utilisés pour les envois internationaux, mais ne s’appliquent pas aux mêmes seuils de valeur.
| Formulaire | Seuil de valeur | Format | Usage |
| CN22 | Jusqu’à 400 € | Autocollant simplifié | Petits envois |
| CN23 | À partir de 400 € | Feuillet détaillé | Envois plus conséquents |
Dans les deux cas, les colis peuvent être ouverts et contrôlés par les services douaniers, même en présence du formulaire.
Le CN23 est plus détaillé : il mentionne précisément les produits expédiés, leur code douanier, leur poids, leur origine, etc. Il est souvent requis pour les expéditions professionnelles ou celles à haute valeur ajoutée.
En fonction du transporteur, une facture commerciale peut également être exigée, en complément du CN23.
Comment remplir un formulaire CN23 ?
Remplir un formulaire CN23 peut sembler technique, voire intimidant, surtout pour les e-commerçants qui découvrent les formalités douanières. Pourtant, en maîtrisant les éléments essentiels à renseigner, vous éviterez des erreurs susceptibles d’entraîner des retards de livraison, des blocages aux frontières ou même des amendes douanières. Voici comment procéder efficacement, étape par étape.
Les informations clés sur l’expéditeur et le destinataire
La première étape consiste à renseigner de manière claire et complète l’identité des deux parties impliquées dans l’envoi. Du côté de l’expéditeur, il faut indiquer le nom, le prénom, ou la raison sociale de l’entreprise, ainsi que l’adresse complète, incluant le code postal, la ville, le pays et, idéalement, un numéro de téléphone.
De même, les coordonnées du destinataire doivent être saisies avec rigueur. En plus de l’adresse postale complète, l’ajout d’un numéro de téléphone ou d’un email est fortement recommandé : cela facilitera la communication avec les services de livraison en cas de problème.
À ce stade, vous devrez également préciser la nature de l’envoi : s’agit-il d’un échantillon commercial, d’un retour, d’une vente classique, ou d’un autre type d’expédition ? Enfin, le formulaire doit indiquer le poids net et brut du colis, ainsi que le nombre d’objets contenus dans l’envoi. Ces informations permettent aux douanes d’évaluer la conformité de la déclaration.
Détail des marchandises : l’importance du code SH (nomenclature douanière)
Vient ensuite l’étape cruciale de la description des marchandises. Il ne s’agit pas simplement de mentionner « vêtements » ou « accessoires », mais de détailler précisément chaque produit : « sweat-shirt en coton pour homme », « montre connectée avec capteur de fréquence cardiaque », etc. Cette désignation doit être aussi précise que possible.
Chaque ligne de produit doit être accompagnée de son numéro tarifaire douanier, également appelé code SH (Système Harmonisé). Ce code, composé de 6 à 10 chiffres, est un identifiant internationalement reconnu permettant aux douanes de :
- déterminer les droits de douane applicables,
- identifier les restrictions potentielles à l’importation,
- savoir si des documents supplémentaires (certificats sanitaires, licences, etc.) sont requis.
Le code SH est une donnée obligatoire sur le formulaire CN23. Il contribue à la bonne classification douanière des produits. Une erreur dans ce code peut entraîner un changement de régime fiscal, voire une retenue en douane.
Il est également impératif d’indiquer le pays d’origine de chaque marchandise. Cette mention permet de vérifier la légitimité des préférences tarifaires dans le cadre d’accords commerciaux bilatéraux, ou d’appliquer des sanctions si certaines zones sont soumises à restriction.
Instructions de retour et déclaration de conformité
Dans un souci de transparence, le formulaire CN23 doit également inclure des instructions claires en cas de non-livraison. L’expéditeur doit spécifier s’il souhaite que le colis soit retourné, détruit, ou abandonné dans le pays de destination. Ces choix peuvent avoir un impact sur les coûts logistiques associés à l’envoi.
Certains produits sont soumis à des restrictions sanitaires ou légales : denrées périssables, cosmétiques, objets électroniques, composants chimiques, etc. Il est essentiel de les mentionner si cela s’applique à votre envoi. Toute omission peut engendrer des sanctions ou un blocage administratif.
Enfin, la date et la signature de l’expéditeur sont obligatoires. Elles attestent que les informations fournies sont exactes et que le colis ne contient aucun produit interdit ou dangereux. Un formulaire non daté ou non signé sera considéré comme non valide par les douanes.
Le numéro EORI : un identifiant indispensable
Autre mention incontournable : le numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification). Ce numéro unique est exigé pour toute entreprise opérant dans le commerce international depuis l’Union européenne. Il permet aux services douaniers de vous identifier lors du traitement des formalités d’exportation.
Si vous n’avez pas encore de numéro EORI, vous pouvez en faire la demande auprès de votre autorité douanière nationale. En France, la procédure est gratuite et généralement traitée sous 3 jours ouvrés. Ce numéro doit figurer sur le formulaire CN23 pour garantir un traitement fluide et conforme du dossier.
Où trouver le formulaire CN23 ?
Pour expédier vos colis à l’international en toute conformité, encore faut-il savoir où et comment se procurer le formulaire CN23. Plusieurs solutions sont possibles, en fonction de vos préférences ou de vos outils logistiques.
La méthode la plus rapide consiste à générer le formulaire en ligne. De nombreux sites officiels et prestataires logistiques proposent cette fonctionnalité. Par exemple, sur le site du service-public.fr, un formulaire CN23 vierge est disponible en téléchargement. Il peut être imprimé et rempli à la main, ou complété directement via des outils numériques.
Mais la solution la plus efficace reste l’utilisation d’un logiciel logistique connecté, comme Shippingbo, qui permet de générer automatiquement des formulaires CN23 préremplis. Grâce aux données déjà intégrées dans vos fiches produit et vos bons de commande, le système renseigne de façon fiable les champs requis (code SH, origine, poids, désignation, etc.) sans intervention manuelle. Le formulaire est ensuite imprimé en même temps que l’étiquette d’expédition, ce qui garantit la cohérence des documents transmis au transporteur.
Certains transporteurs, comme La Poste, DHL, UPS ou FedEx, offrent également des outils pour créer le formulaire CN23 via leur interface d’envoi. Ces services sont pratiques, mais peuvent nécessiter une saisie répétitive pour chaque commande, ce qui devient vite chronophage à grande échelle.
Enfin, pour ceux qui préfèrent une approche plus traditionnelle, le formulaire CN23 reste disponible en version papier dans tous les bureaux de poste. Les agents sur place peuvent aussi vous accompagner dans son remplissage, en particulier si vous avez des doutes sur les informations à indiquer (code SH, valeur déclarée, restrictions…).
Quel que soit le canal choisi, il est crucial de vérifier l’exactitude des données saisies : une erreur peut ralentir, voire bloquer le passage en douane du colis.
Où placer le formulaire CN23 sur votre colis ?
Une fois rempli, le formulaire CN23 doit être fixé correctement sur votre colis, de façon à être immédiatement visible et consultable par les agents douaniers. Cette étape est souvent négligée, alors qu’elle est déterminante pour éviter les retards de traitement aux frontières.
Le CN23 ne doit en aucun cas être glissé à l’intérieur du colis. Il doit impérativement être apposé à l’extérieur, dans une pochette plastique transparente dédiée aux documents de douane. Ces pochettes sont spécialement conçues pour protéger le formulaire de l’humidité et des frottements pendant le transport, tout en le rendant lisible sans ouverture.
Idéalement, cette pochette doit être placée sur le même côté que l’étiquette de transport. Cela permet aux agents logistiques et aux services de douane de traiter en une seule lecture les informations d’expédition (adresse, code-barres, poids) et les données douanières. Ce positionnement accélère le scanning et l’inspection du colis, en réduisant les manipulations inutiles.
Il est essentiel de veiller à ce qu’aucun élément ne masque partiellement ou totalement le formulaire CN23. Une étiquette collée sur le code SH ou une signature rendue illisible peut entraîner une retenue administrative du colis, voire son retour à l’expéditeur.
Enfin, si vous préparez vos expéditions à la main, pensez à coller fermement la pochette pour qu’elle ne se décolle pas pendant le transport. Un formulaire perdu ou arraché en transit pourra être considéré comme manquant, avec les conséquences que cela implique.
Réglementation : quand et comment utiliser le CN23 pour vos envois hors UE ?
Le formulaire CN23 est un document incontournable dès lors que vous expédiez un colis hors de l’Union européenne et que la valeur de l’envoi dépasse 400 €. Ce seuil, récemment réévalué (anciennement fixé à 380 €), reflète l’évolution des barèmes douaniers et renforce l’importance d’une déclaration exhaustive et conforme.
Ce formulaire est requis pour permettre aux autorités douanières de :
- Contrôler la nature des marchandises expédiées,
- Appliquer les droits de douane et taxes éventuelles,
- Prévenir les fraudes commerciales,
Assurer la traçabilité du flux logistique international.
Et pour les DOM ? Une réglementation spécifique
Les départements et régions d’outre-mer (DOM), à savoir la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane, La Réunion et Mayotte, sont considérés comme territoires fiscalement hors UE, bien qu’ils soient juridiquement français. Par conséquent, tout envoi vers ces zones est soumis à un régime douanier spécifique.
Le formulaire CN23 est exigé dès que la valeur du colis dépasse 210 € (valeur actualisée depuis 205 €). Cette exigence vise à garantir le bon traitement fiscal et douanier de l’envoi, en particulier pour l’application de l’octroi de mer, l’exonération de TVA métropolitaine, et a gestion des éventuelles restrictions à l’importation.
Déclaration complémentaire : obligatoire au-delà de 1 000 €
Lorsque la valeur d’un colis excède 1 000 €, les formalités se renforcent encore : il ne suffit plus du CN23. Il devient alors obligatoire d’ajouter une déclaration en douane complète, via le DAU (Document Administratif Unique). Ce document, généralement préparé et transmis par le transporteur ou La Poste, formalise l’exportation auprès des douanes et vous permet de prouver :
- La sortie effective du territoire européen,
- Le caractère exportable de votre marchandise,
- Votre éligibilité à exonération de TVA à l’export.
Le DAU visé par les services douaniers est à conserver en cas de contrôle fiscal ou pour toute réclamation liée à une exonération de TVA.
Cas pratique : expédier vers le Royaume-Uni après le Brexit
Depuis le 1er janvier 2021, le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’Union européenne. Cela signifie qu’une expédition vers cette destination est traitée comme une exportation vers un pays tiers, au même titre que les États-Unis ou le Canada.
Voici les nouvelles exigences douanières applicables à vos envois vers le Royaume-Uni :
1. Obtention d’un numéro EORI
Le numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification) est indispensable pour toute entreprise exportant hors UE. Il permet aux services douaniers de vous identifier. Sans EORI, aucun envoi ne pourra passer la frontière.
Ce numéro s’obtient gratuitement auprès de votre service des douanes en ligne, généralement sous 48 à 72h.
2. Déclaration du code SH pour chaque produit
Chaque article expédié doit être associé à un code SH (Système Harmonisé), également appelé code douanier. Il s’agit d’un identifiant à 6 à 10 chiffres qui permet :
- D’identifier précisément la nature du produit,
- De calculer les droits de douane,
De déterminer s’il est soumis à restrictions ou licences.
3. Gestion de la TVA britannique
Le Royaume-Uni applique de nouvelles règles fiscales depuis sa sortie de l’UE. Elles dépendent de la valeur de la marchandise :
| Seuil de valeur | Paiement de la TVA | Responsable |
| ≤ 135 £ | TVA due à l’achat | Acheteur |
| > 135 £ | TVA exigible à l’envoi | Expéditeur |
En d’autres termes, pour les petits envois, la TVA est généralement intégrée dans le prix de vente et réglée à la réception par le client. Pour les envois supérieurs à 135 £, vous devez vous enregistrer à la TVA britannique, facturer la TVA, et la reverser au HMRC (les douanes UK).
4. Choisir entre CN22 ou CN23
Selon la valeur de l’envoi, en dessous de 400 €, le formulaire CN22 suffit. Au-delà de 400€, vous devez impérativement utiliser le formulaire CN23, beaucoup plus détaillé. Dans la majorité des cas d’e-commerce vers le Royaume-Uni, c’est bien le formulaire CN23 qui s’impose.
Générez vos formulaires CN23 en un clic grâce à Shippingbo
Les formalités douanières ne doivent plus freiner votre croissance à l’international. Avec Shippingbo, vous disposez d’un outil tout-en-un capable de centraliser, automatiser et fiabiliser votre logistique export.
Grâce à son OMS (Order Management System), Shippingbo récupère automatiquement les commandes issues de vos canaux de vente, met à jour vos stocks en temps réel et organise leur traitement selon des règles intelligentes. Son WMS (Warehouse Management System) vous permet ensuite de gérer avec précision la préparation, le picking, le packaging et les flux de vos entrepôts, sans erreur ni perte de productivité. Enfin, son TMS (Transport Management System) prend en charge vos expéditions multi-transporteurs, imprime les étiquettes d’envoi et, bien sûr, génère automatiquement vos formulaires CN23 préremplis à partir des données produits et commandes déjà centralisées.
En automatisant toute la chaîne de la commande à l’étiquette douanière, Shippingbo vous aide à éviter les erreurs, gagner du temps et garantir la conformité de chaque envoi.
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FAQ – Vos questions fréquentes sur le formulaire CN23
Le formulaire CN22 s’utilise pour les envois internationaux de faible valeur (jusqu’à 400 €). Il est présenté sous forme d’étiquette simplifiée. Le CN23, plus détaillé, est requis à partir de 400 € et obligatoire au-delà de 1 000 €, avec une déclaration en douane complémentaire.
Oui. Bien que les DOM soient français, ils sont fiscalement hors de l’Union européenne. Le formulaire CN23 est donc obligatoire pour tout envoi vers les DOM dès que la valeur du colis dépasse 210 €.
Vous pouvez télécharger un formulaire CN23 sur service-public.fr, via certains transporteurs, ou le générer automatiquement avec une solution logistique comme Shippingbo. Il est également disponible en bureau de poste.
Le code SH (Système Harmonisé) est un numéro tarifaire international qui identifie chaque type de marchandise. Il est indispensable pour les formalités douanières. Vous pouvez le trouver sur le site des douanes françaises ou demander conseil à votre transporteur.
Oui, mais attention : vous devez utiliser un stylo noir, écrire en lettres majuscules, et signer le formulaire. Veillez à l’exactitude de chaque donnée, car une erreur peut entraîner un blocage en douane.
Si la valeur du colis dépasse 1 000 €, le formulaire CN23 seul ne suffit plus. Vous devez ajouter un Document Administratif Unique (DAU), souvent généré par votre transporteur ou La Poste.
Glossaire
CN23
Formulaire de déclaration douanière utilisé pour les envois internationaux dont la valeur dépasse 400 €. Il détaille les marchandises expédiées (poids, valeur, origine, code SH, etc.).
CN22
Version simplifiée de la déclaration douanière. Obligatoire pour les envois hors UE inférieurs à 400 €. Moins détaillé que le CN23, souvent présenté sous forme d’autocollant.
DAU (Document Administratif Unique)
Formulaire officiel de déclaration en douane pour les envois supérieurs à 1 000 €. Il sert à enregistrer l’exportation auprès des autorités douanières.
Code SH (Système Harmonisé)
Code tarifaire international permettant de classer et identifier les marchandises. Obligatoire pour toutes les déclarations douanières. Utilisé pour calculer les droits de douane.
EORI (Economic Operator Registration and Identification)
Numéro unique d’identification douanière requis pour toute entreprise de l’UE exportant ou important hors UE. Indispensable pour remplir un formulaire CN23.
OMS (Order Management System)
Module logiciel permettant de centraliser les commandes, de synchroniser les stocks et d’automatiser leur traitement. Composant essentiel de la solution Shippingbo.
WMS (Warehouse Management System)
Système de gestion d’entrepôt. Permet de piloter la préparation de commandes, les emplacements et les flux logistiques internes.
TMS (Transport Management System)
Outil de gestion des expéditions. Permet de choisir, gérer et automatiser les envois multi-transporteurs, y compris l’impression des formulaires CN23.