Découvrez les clés pour faire un inventaire réussi. Que vous soyez novice en matière de gestion de stocks ou un professionnel aguerri, cet article vous apporte les méthodes pour réaliser un inventaire précis et efficace. Apprenez l’intérêt, comment s’y prendre étape par étape et quels outils peuvent transformer cette tâche en une expérience sereine.
Bien au-delà du simple fait de compter des produits, l’inventaire offre une photographie précise et actualisée de vos stocks, garantissant ainsi que vos ressources correspondent aux données que vous avez enregistrées. Un inventaire mal géré peut engendrer des ventes hors stock, des pertes financières ou encore une détérioration de la réputation de l’entreprise.
Cependant, devant la multitude des méthodes, des outils et des approches possibles, une question demeure : comment réaliser un inventaire de façon méthodique, précise et efficiente ?
Définition de l’inventaire physique
L’inventaire physique, une étape cruciale dans la vie d’une entreprise, représente la procédure méticuleuse où l’on dresse et évalue la liste de l’ensemble des marchandises stockées. Ce processus met en exergue la concordance (ou non) entre ce que reflètent vos registres ou systèmes informatiques et la réalité des stocks.
L’aboutissement de cet exercice méticuleux n’est pas simplement un compte rendu chiffré. Il permet au responsable de l’entrepôt de comprendre les variations et divergences majeures. De plus, il offre des recommandations pour une meilleure gestion des stocks, en prenant en compte les spécificités liées, par exemple, au fonctionnement d’un entrepôt frigorifique.
Mais au-delà de ces détails techniques, l’inventaire sert avant tout à évaluer les stocks de l’entreprise, ces biens acquis, mais pas encore écoulés, qu’ils se situent en entrepôt, en phase de production ou même prêts à la vente. Cette évaluation périodique est vitale non seulement pour une gestion efficace, mais également pour assurer la précision de la comptabilité de l’entreprise.
Les différents types d’inventaire
La gestion des stocks est une tâche essentielle pour chaque entreprise e-commerçante. Pour maintenir un suivi précis de vos marchandises, il est essentiel de comprendre les différents types d’inventaire des stocks. Selon les besoins de votre entreprise et la périodicité de vos comptages, plusieurs méthodes d’inventaire peuvent être adoptées.
L’inventaire tournant
Dans cette approche, le comptage des articles et des unités est effectué à des intervalles définis, que ce soit mensuellement, trimestriellement ou selon un autre rythme décidé par l’entreprise. Ces comptages sont généralement programmés lors des moments de faible activité pour minimiser les perturbations dans le fonctionnement quotidien de l’entrepôt.
L’inventaire permanent
Ce type d’inventaire repose sur l’utilisation d’un logiciel spécialisé de gestion d’entrepôt. Les informations relatives au stock sont constamment mises à jour, permettant un suivi en temps réel des mouvements de marchandises sans interruption de l’activité. Adopter cette approche présente des avantages notables, notamment pour la gestion des réapprovisionnements, rendant ainsi le travail du service achats plus fluide lorsqu’il s’agit de renouveler des références.
L’inventaire annuel
La loi française impose à chaque entreprise la réalisation d’un inventaire annuel, soit un comptage intégral des marchandises, habituellement aligné avec la clôture de l’exercice comptable. Cette solution est particulièrement adaptée aux sociétés qui gèrent un nombre restreint de références. Toutefois, la limitation à un seul inventaire annuel peut compliquer la détection rapide des écarts et la mise en œuvre de mesures correctives.
Pourquoi faire un inventaire ?
L’inventaire va bien au-delà d’un simple exercice de comptage. En réalité, il constitue une démarche analytique cruciale offrant une multitude d’avantages. Tout d’abord, il joue un rôle clé dans l’optimisation de la gestion, permettant de déceler et d’éviter les erreurs qui pourraient compromettre l’utilisation judicieuse de vos ressources.
De plus, en évaluant la valeur précise de vos stocks, vous vous dotez d’informations vitales pour la prise de décisions financières et une gestion efficace des coûts. Par ailleurs, l’inventaire vous informe de la disponibilité de vos marchandises, mettant en lumière celles en stock et celles manquantes, ce qui se traduit par une amélioration notable de l’expérience client.
Il est à noter que dans de nombreuses juridictions, y compris la France, l’inventaire n’est pas un choix, mais une obligation légale annuelle pour les entreprises. L’identification d’éventuels écarts (ces divergences troublantes entre ce que vous pensez avoir et ce que vous avez réellement) pourrait signaler des problèmes tels que des vols, des pertes ou d’autres irrégularités. Sans oublier que la surveillance continue de vos stocks par le biais de l’inventaire peut vous épargner des dépenses inutiles en matière d’approvisionnement.
En somme, l’inventaire ne doit pas être perçu comme une corvée administrative. Il est, en fait, indispensable pour garantir la robustesse financière, l’efficience opérationnelle et la conformité réglementaire de votre entreprise. Il est donc impératif de l’aborder avec le sérieux et la régularité qu’il mérite.
Comment faire un inventaire ?
L’inventaire est bien plus qu’une simple formalité ou qu’une tâche administrative pour les entreprises e-commerçantes. C’est un moment clé pour comprendre, évaluer et gérer le cœur de votre activité : vos produits. En effectuant un inventaire précis et organisé, vous jetez les bases d’une gestion optimisée de vos stocks, essentielle pour répondre aux besoins de vos clients et pour assurer la pérennité de votre entreprise.
Préparation et organisation avant l’inventaire
Il est primordial de commencer par définir une méthodologie adaptée à la nature de vos stocks. Qu’ils soient classifiés en marchandises, matières premières, produits semi-finis, en cours de production ou stocks de fluides, la manière dont vous allez les quantifier (unités, volume, poids, valeur économique…) nécessite une réflexion préalable. Une approche courante est d’utiliser la méthode ABC pour prioriser les articles selon leur rotation, toutefois, vous pourriez aussi envisager une organisation par zones ou familles de produits.
Pour garantir le bon déroulement de l’inventaire, il est essentiel de préparer minutieusement votre équipe. Chacun doit connaître les étapes à suivre, les zones à couvrir et comment manier les outils mis à disposition, sans oublier des directives spécifiques comme éliminer tout stock obsolète ou défectueux repéré.
La date choisie pour l’inventaire est aussi cruciale. Idéalement, optez pour une période où les mouvements de stock sont réduits, voire nuls. Certaines sociétés choisissent même de fermer temporairement pendant cette période pour garantir une stase parfaite des stocks. Si votre activité est saisonnière, privilégiez un moment où les stocks sont au plus bas.
Comptage et reconnaissance des articles en stock
Lorsqu’il s’agit d’inventaire, plusieurs méthodes sont à votre disposition :
- Le comptage manuel : si vous avez un stock limité, c’est le choix le plus évident. Vous ouvrez simplement votre espace de stockage et comptez chaque article à la main.
- Le comptage périodique : celui-ci consiste à comparer l’inventaire au début d’une période donnée à celui de la fin de cette même période.
- Le coût moyen pondéré : cette méthode prend en compte le coût des nouveaux stocks acquis et le mélange avec le coût des stocks existants pour déterminer une moyenne pondérée. Le montant est ajusté au fur et à mesure des nouvelles acquisitions.
- LIFO (Last-in-First Out) : selon cette solution, les articles acquis le plus récemment sont considérés comme étant vendus en premier.
- FIFO (First-in-First Out) : à l’opposé du LIFO, cette méthode part du principe que les articles en stock depuis le plus longtemps sont vendus en premier.
Si votre inventaire est vaste, un lecteur de codes-barres peut s’avérer très utile. Ces appareils comptent automatiquement chaque article en quelques secondes avec une précision impressionnante. Pour ceux qui ne peuvent pas être physiquement présents ou qui ont un stock gigantesque, certaines applications vous permettent de réaliser l’inventaire à distance. Vous pouvez télécharger des photos ou des vidéos des produits, et quelqu’un d’autre peut les compter ultérieurement via la même application ou site web.
Vérification par le double comptage et confrontation des données
Dans un scénario optimal, vos quantités physiquement comptées correspondent parfaitement aux quantités enregistrées dans votre système informatique. Toutefois, la réalité opérationnelle montre souvent des différences entre ces deux données. Pour chaque référence d’article, il est essentiel de juxtaposer les quantités recensées dans le système et celles effectivement comptées. Si un écart apparaît, plusieurs actions sont nécessaires.
Pour les produits où le stock physique est moindre que le stock théorique, un recomptage est indispensable. Si la différence persiste, il est crucial d’enquêter sur d’éventuelles erreurs administratives lors de la sortie du stock. Inversement, si le stock physique dépasse le stock enregistré, après un recomptage, il conviendra de vérifier d’éventuelles erreurs lors d’une entrée de stock.
Régularisation des stocks et finalisation de l’inventaire
Une fois votre comptage achevé, il est primordial de régulariser la valeur de vos stocks comptables. Cette étape permet d’ajuster la valeur comptable en fonction des articles réellement présents et de leurs conditions. Ainsi, il peut être nécessaire de réduire la valeur du stock en fonction des produits manquants ou dépréciés, tout comme il peut s’avérer essentiel d’augmenter la valeur du stock en cas de découvertes d’articles non comptabilisés antérieurement.
Enfin, assurez-vous de consigner méticuleusement chaque écart observé lors de cet exercice. Intégrez ensuite ces ajustements dans votre comptabilité, en transférant, si nécessaire, les montants vers les comptes appropriés. Il est crucial de rappeler que l’inventaire a un impact majeur sur la comptabilité de votre entreprise, notamment en matière de report de stocks non vendus ou non utilisés à l’année suivante.
Les outils pour faire un inventaire
En matière d’inventaire, l’efficacité et la précision des outils utilisés déterminent la qualité du décompte final. Des méthodes traditionnelles aux innovations les plus récentes, il est essentiel de trouver l’outil qui convient le mieux à votre entreprise.
L’inventaire sur papier ou via Excel
L’une des méthodes les plus basiques pour faire un inventaire est l’utilisation du papier. Cette solution convient généralement aux entreprises possédant des niveaux de stock faibles. Cependant, sans un outil de gestion de stock approprié, cette méthode peut exposer l’entreprise à diverses erreurs qui peuvent s’avérer coûteuses. Dans cette approche, les opérateurs comparent les stocks physiques avec une liste imprimée, ce qui en fait une procédure essentiellement manuelle et susceptible d’erreurs.
Pour moderniser un peu ce processus, certains se tournent vers Excel. En effet, grâce à Excel, l’inventaire peut être partiellement automatisé pour faciliter certains calculs. De plus, des extensions peuvent être ajoutées pour intégrer des données depuis des scanners de codes-barres, accélérant ainsi la saisie des informations. Néanmoins, malgré ses avantages par rapport à la solution papier, Excel présente aussi ses limites en matière d’erreurs et ne garantit pas toujours une gestion optimale des stocks.
L’inventaire via un WMS (Système de Gestion d’Entrepôt)
Les WMS e-commerce ont révolutionné la manière dont les inventaires sont effectués en apportant précision et rapidité, surtout pour les sociétés ayant une large gamme de références. Dans des environnements complexes, où le décompte des stocks peut être une tâche herculéenne, l’emploi d’un WMS minimise considérablement les risques d’erreur.
À titre d’exemple, le WMS proposé par Shippingbo permet :
- L’automatisation de la préparation de commandes
- La gestion des stocks en temps réel
- La centralisation de vos niveaux de stock pour les multi-entrepôts
- Le paramétrage simplifié des packs.
Un inventaire optimisé avec Shippingbo
En somme, l’inventaire est un pilier central de la gestion efficace d’une entreprise e-commerce. Il assure l’exactitude des données, améliore la santé financière, et surtout, joue un rôle crucial pour offrir une expérience client. Une méthode organisée, combinée à des outils adéquats, est essentielle pour garantir que cet exercice soit à la fois productif et sans douleur.
Mais, rappelons-le, le bon outil fait toute la différence. Avec Shippingbo, simplifiez considérablement cette démarche. Notre WMS, spécialement conçu pour répondre aux besoins des e-commerçants, centralisera et automatisera vos processus pour que vos inventaires deviennent des moments de vérification sereins plutôt que des casse-têtes. Pourquoi ne pas faire le saut vers une gestion optimisée de vos stocks ?
Regardez le replay de notre webinar sur une des fonctionalitées qu’offre le WMS de Shippingbo !
