Descubra las claves del éxito de un inventario. Tanto si es nuevo en la gestión de existencias como si es un profesional experimentado, este artículo le proporciona los métodos que necesita para llevar a cabo un inventario preciso y eficaz. Descubra en qué consiste, cómo hacerlo paso a paso y qué herramientas pueden convertir esta tarea en una experiencia serena.
Más que un simple recuento de productos, el inventario proporciona una instantánea precisa y actualizada de sus existencias, garantizando que sus recursos coinciden con los datos que ha registrado. Los inventarios mal gestionados pueden provocar ventas agotadas, pérdidas financieras y daños a la reputación de una empresa.
Sin embargo, dada la multitud de métodos, herramientas y enfoques posibles, queda una pregunta por responder: ¿cómo puede realizarse un inventario de forma metódica, precisa y eficaz?
Definición de inventario físico
El inventario físico, etapa crucial en la vida de una empresa, es el procedimiento meticuloso por el que se elabora y evalúa una lista de todos los bienes en existencias. Este proceso pone de manifiesto la coherencia (o no) entre lo que reflejan sus registros o sistemas informáticos y la realidad de sus existencias.
El resultado de este meticuloso ejercicio no es un simple informe numérico. Permite al jefe de almacén comprender las principales variaciones y discrepancias. Además, ofrece recomendaciones para una mejor gestión de las existencias, teniendo en cuenta las especificidades vinculadas, por ejemplo, al funcionamiento de un almacén frigorífico.
Pero más allá de estos detalles técnicos, el objetivo principal del inventario es evaluar las existencias de la empresa: bienes adquiridos pero aún no vendidos, ya estén almacenados, en fase de producción o incluso listos para la venta. Esta evaluación periódica es vital no sólo para una gestión eficaz, sino también para garantizar la exactitud de las cuentas de la empresa.
Los distintos tipos de inventario
La gestión de existencias es una tarea esencial para todo negocio electrónico. Para llevar un control preciso de sus mercancías, es esencial conocer los distintos tipos de inventario. En función de las necesidades de su empresa y de la frecuencia de sus recuentos, pueden adoptarse varios métodos de inventario.
El inventario rotativo
En este enfoque, los artículos y las unidades se cuentan a intervalos definidos, ya sean mensuales, trimestrales o a otro ritmo decidido por la empresa. Por lo general, estos recuentos se programan en horas de baja actividad para minimizar las perturbaciones en el funcionamiento cotidiano del almacén.
Inventario continuo
Este tipo de inventario se basa en el uso de software especializado de gestión de almacenes. La información sobre las existencias se actualiza constantemente, lo que permite controlar los movimientos de mercancías en tiempo real sin interrumpir la actividad. Adoptar este enfoque tiene importantes ventajas, sobre todo en lo que respecta a la gestión de las reposiciones, lo que facilita mucho el trabajo del departamento de compras a la hora de renovar las referencias.
Inventario anual
La legislación francesa obliga a todas las empresas a realizar un inventario anual, es decir, un recuento completo de los bienes, que suele coincidir con el final del ejercicio financiero. Esta solución es especialmente adecuada para las empresas que gestionan un número limitado de referencias. Sin embargo, la limitación a un único inventario anual puede dificultar la rápida detección de discrepancias y la aplicación de medidas correctoras.
¿Por qué hacer un inventario?
El inventario es mucho más que un simple ejercicio de recuento. De hecho, es un enfoque analítico crucial que ofrece multitud de ventajas. En primer lugar, desempeña un papel clave en la optimización de la gestión, permitiéndole detectar y evitar errores que podrían comprometer el uso juicioso de sus recursos.
Además, al determinar el valor exacto de su inventario, dispondrá de información vital para la toma de decisiones financieras y la gestión eficaz de los costes. Además, el inventario le informa de la disponibilidad de sus mercancías, destacando las que están en stock y las que faltan, lo que se traduce en una mejora significativa de la experiencia del cliente.
Cabe señalar que en muchas jurisdicciones, incluida Francia, el inventario no es una opción, sino un requisito legal anual para las empresas. Identificar cualquier discrepancia (esas preocupantes discrepancias entre lo que crees que tienes y lo que realmente tienes) podría ser señal de problemas como robos, pérdidas u otras irregularidades. Por no mencionar el hecho de que el control continuo de sus existencias a través del inventario puede ahorrarle gastos innecesarios en adquisiciones.
En resumen, el inventario no debe considerarse una tarea administrativa. De hecho, es esencial para garantizar la solidez financiera, la eficacia operativa y el cumplimiento de la normativa de su empresa. Por ello, es esencial abordarlo con la seriedad y regularidad que merece.
¿Cómo se hace balance?
El inventario es mucho más que una simple formalidad o tarea administrativa para las empresas electrónicas. Este es un momento clave para comprender, evaluar y gestionar el corazón de su empresa: sus productos. Al realizar un inventario preciso y organizado, está sentando las bases para una gestión optimizada de las existencias, algo esencial si quiere satisfacer las necesidades de sus clientes y garantizar el futuro a largo plazo de su empresa.
Preparación y organización antes del inventario
Es esencial empezar por definir una metodología adaptada a la naturaleza de sus existencias. Tanto si se clasifican como mercancías, materias primas, productos semiacabados, trabajos en curso o existencias fluidas, hay que pensar previamente la forma en que se van a cuantificar (unidades, volumen, peso, valor económico, etc.). Un enfoque habitual es utilizar el método ABC para priorizar los artículos en función de su rotación, pero también podría plantearse organizarlos por zonas o familias de productos.
Para que el inventario se desarrolle sin contratiempos, es esencial preparar a fondo a su equipo. Todo el mundo debe conocer los pasos que hay que seguir, las zonas que hay que cubrir y cómo manejar las herramientas proporcionadas, sin olvidar directrices específicas como la eliminación de cualquier punto de stock obsoleto o defectuoso.
La fecha elegida para el inventario también es crucial. Lo ideal es optar por un periodo en el que los movimientos de las acciones sean escasos o inexistentes. Algunas empresas optan incluso por cerrar temporalmente durante este periodo para garantizar una perfecta inmovilización de las existencias. Si su negocio es estacional, elija un momento en el que las existencias estén en su punto más bajo.
Recuento y reconocimiento de las existencias
Cuando se trata de inventarios, hay varios métodos a su disposición:
- Recuento manual: si dispone de existencias limitadas, ésta es la opción más obvia. Basta con abrir el espacio de almacenamiento y contar cada artículo a mano.
- Recuento periódico: consiste en comparar el inventario al inicio de un periodo determinado con el del final del mismo periodo.
- Coste medio ponderado: este método tiene en cuenta el coste del inventario recién adquirido y lo mezcla con el coste del inventario existente para determinar una media ponderada. El importe se ajusta a medida que se realizan nuevas adquisiciones.
- LIFO (Last-in-First Out): en esta solución, los artículos adquiridos más recientemente se consideran vendidos en primer lugar.
- FIFO (First-in-First Out): al contrario que el LIFO, este método supone que los artículos que llevan más tiempo en stock se venden primero.
Si tiene un gran inventario, un escáner de códigos de barras puede ser muy útil. Estos dispositivos cuentan automáticamente cada artículo en cuestión de segundos con una precisión impresionante. Para quienes no pueden estar físicamente presentes o tienen un stock enorme, ciertas aplicaciones permiten realizar el inventario a distancia. Puedes subir fotos o vídeos de los productos, y otra persona puede contarlos después a través de la misma aplicación o sitio web.
Verificación mediante doble recuento y comparación de datos
En un escenario óptimo, las cantidades contadas físicamente se corresponden perfectamente con las cantidades registradas en su sistema informático. Sin embargo, la realidad operativa muestra a menudo diferencias entre estas dos cifras. Para cada referencia de artículo, es esencial yuxtaponer las cantidades registradas en el sistema y las realmente contadas. Si hay discrepancias, hay que tomar varias medidas.
Para los productos en los que las existencias físicas son inferiores a las teóricas, es indispensable un recuento. Si la discrepancia persiste, es crucial investigar posibles errores administrativos al retirar las existencias. Por el contrario, si las existencias físicas superan a las registradas, tras un nuevo recuento, será necesario comprobar si hay errores durante una entrada de existencias.
Ajustes de existencias y finalización del inventario
Una vez realizado el recuento, es esencial regularizar el valor de su inventario de libros. Este paso permite ajustar el valor contable para reflejar los elementos realmente presentes y sus condiciones. Por ejemplo, puede ser necesario reducir el valor de las existencias para reflejar los productos desaparecidos o depreciados, del mismo modo que puede ser esencial aumentar el valor de las existencias si se descubren artículos no registrados anteriormente.
Por último, asegúrese de llevar un registro meticuloso de cualquier discrepancia observada durante el ejercicio. A continuación, incorpore estos ajustes a su contabilidad, transfiriendo los importes a las cuentas correspondientes si es necesario. Es fundamental recordar que el inventario tiene un impacto importante en las cuentas de la empresa, sobre todo en lo que respecta al traslado al ejercicio siguiente de las existencias no vendidas o no utilizadas.
Herramientas de inventario
Cuando se trata de hacer inventario, la eficacia y la precisión de las herramientas utilizadas determinan la calidad del recuento final. Desde los métodos tradicionales hasta las últimas innovaciones, es esencial encontrar la herramienta que mejor se adapte a su negocio.
Inventario en papel o mediante Excel
Uno de los métodos más básicos para hacer balance es utilizar papel. Esta solución suele ser adecuada para las empresas con un bajo nivel de existencias. Sin embargo, sin una herramienta de gestión de existencias adecuada, este método puede exponer a la empresa a una serie de costosos errores. En este enfoque, los operarios comparan las existencias físicas con una lista impresa, por lo que se trata de un procedimiento esencialmente manual y propenso a errores.
Para modernizar un poco este proceso, algunos recurren a Excel. Gracias a Excel, el inventario puede automatizarse parcialmente para facilitar determinados cálculos. Además, se pueden añadir extensiones para integrar datos procedentes de escáneres de códigos de barras, lo que acelera la captura de datos. Sin embargo, a pesar de sus ventajas frente a las soluciones en papel, Excel también tiene sus limitaciones en términos de errores y no siempre garantiza una gestión óptima de las existencias.
Inventario a través de un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes)
Los SGA de comercio electrónico han revolucionado la forma de realizar los inventarios, aportando precisión y rapidez, especialmente para las empresas con una amplia gama de referencias. En entornos complejos, donde el recuento de existencias puede ser una tarea hercúlea, el uso de un SGA minimiza considerablemente el riesgo de error.
Por ejemplo, el SGA de Shippingbo permite :
- Preparación de pedidos automatizada
- Gestión de existencias en tiempo real
- Centralización de los niveles de existencias en almacenes múltiples
- Configuración simplificada del pack.
Inventario optimizado con Shippingbo
En resumen, el inventario es un pilar central en la gestión eficaz de una empresa de comercio electrónico. Garantiza la exactitud de los datos, mejora la salud financiera y, sobre todo, desempeña un papel crucial en la satisfacción del cliente. Un método organizado, combinado con las herramientas adecuadas, es esencial para garantizar que este ejercicio sea a la vez productivo y sin dolor.
Pero recuerde que la herramienta adecuada marca la diferencia. Con Shippingbo, este proceso se simplifica considerablemente. Nuestro SGA, especialmente diseñado para satisfacer las necesidades de los minoristas electrónicos, centralizará y automatizará sus procesos para que sus inventarios se conviertan en momentos de serena verificación y no en quebraderos de cabeza. ¿Por qué no da el paso y optimiza la gestión de sus existencias?
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