¿Qué es un software de gestión de almacenes y por qué se ha convertido en imprescindible para las PYME? Descubra en este artículo las ventajas de una gestión optimizada del almacén gracias al SGA SaaS de Shippingbo.
Como minorista electrónico, sus existencias deben ser precisas, los pedidos deben enviarse rápidamente y los errores de entrega deben reducirse al mínimo. Pero, ¿cómo mantener este ritmo sin sacrificar la calidad? El secreto podría estar en una herramienta específica: el software de gestión de almacenes o SGA.
Descubra en este artículo por qué este sistema es crucial para PYME como la suya y cómo puede convertirse en su aliado clave para optimizar la logística.
¿Qué es un software de SGA para PYME?
El software del sistema de gestión de almacenes está diseñado para controlar y optimizar la gestión de sus existencias en un almacén. En un entorno en el que la claridad y la eficacia son primordiales, esta herramienta está demostrando ser una piedra angular para obtener una visión precisa de sus existencias, facilitar la trazabilidad de los productos y optimizar su movimiento dentro del almacén. Gigantes como Amazon y DHL confían en estos sistemas para controlar su logística a gran escala. Pero, ¿qué pasa con las pequeñas y medianas empresas?
Para una PYME, los retos son diferentes. A menudo con recursos más limitados y necesidad de agilidad, el SGA tiene que ser fácil de usar, rápido de implantar y ultraeficiente. Cuando llegan las mercancías, el software identifica los productos y sugiere el mejor lugar para almacenarlos. Esta optimización se basa en normas preestablecidas destinadas a maximizar el espacio y la eficacia operativa. Cada actividad, desde el almacenamiento hasta la expedición, se registra cuidadosamente, ofreciendo una trazabilidad sin fisuras.
Una de las principales ventajas del SGA es su capacidad para guiar la preparación de pedidos, seleccionando los artículos según las normas de rotación de existencias, lo que garantiza la expedición de los productos adecuados en el momento oportuno. Algunos sistemas de gestión de almacenes de última generación pueden incluso integrar y controlar robots logísticos, lo que permite al personal concentrarse en otras tareas prioritarias.
Pero más allá de estas funciones avanzadas, lo crucial para las PYME es la sencillez y la flexibilidad. Dado que a menudo cuentan con una plantilla y unos recursos más reducidos, es esencial que la implantación del SGA no interrumpa las operaciones cotidianas y que su aprendizaje sea rápido e intuitivo.
¿Por qué las PYME necesitan optimizar su logística?
La logística, a veces subestimada, es de hecho un pilar fundamental de la empresa. Desempeña un papel esencial en la cadena de suministro, garantizando un valor añadido para la empresa. Los costes asociados a la gestión de almacenes y al almacenamiento son considerables. En este contexto, es vital que una empresa combine capacidad de respuesta y calidad para satisfacer eficazmente las expectativas de sus clientes. El software de gestión de inventarios adecuado es crucial para mantener estos estándares.
La evolución de los canales de distribución, en particular el B2C, plantea nuevos retos a la logística. Conocer mejor la trazabilidad en la cadena de suministro es imprescindible. Ofrece una visibilidad completa, desde el origen del producto hasta el consumidor final, lo que garantiza una mejor gestión del riesgo, la optimización de los recursos y una mayor confianza de los clientes. Ante esta creciente complejidad, la adopción de un SGA es una solución elegante y eficaz, que permite a las PYME mantener una sólida ventaja competitiva en el panorama logístico.
Además, las fluctuaciones imprevisibles y a veces repentinas de la demanda obligan a las PYME a adaptarse rápidamente. En este escenario, el control logístico de la cadena de suministro y la gestión de las existencias revisten una importancia crucial. Gracias a un SGA, se garantiza un flujo de información óptimo en toda la organización, un factor decisivo para garantizar el rendimiento y la capacidad de reacción.
Los sistemas de gestión de almacenes han alcanzado un avanzado nivel de madurez y ofrecen una flexibilidad sin precedentes. Diseñados para adaptarse a una gran variedad de empresas, estos sistemas evolucionan a la par que las necesidades cambiantes de la cadena de suministro, garantizando un apoyo sostenible y escalable en cada etapa.
Las ventajas de un SGA para una PYME
Ante retos como la optimización de las existencias, la preparación rápida de pedidos y la satisfacción del cliente, es esencial contar con una buena herramienta de gestión. El sistema de gestión de almacenes tiene muchas ventajas y bien podría ser la respuesta a las necesidades específicas de las PYME de comercio electrónico de hoy en día.
Optimizar la eficacia operativa
La instalación de un SGA automatizado elimina la necesidad de que los empleados se desplacen innecesariamente por el almacén y permite gestionar a distancia la mayoría de las operaciones relacionadas con las existencias. Esta ganancia de tiempo y organización se traduce en una mayor eficacia operativa.
Impulsar la gestión de la cadena de suministro
Adoptar el SGA adecuado puede transformar radicalmente la gestión de la cadena de suministro de una PYME. Ya sea mediante la integración de la robótica o adoptando un enfoque de logística sostenible, el SGA ofrece la flexibilidad necesaria para satisfacer las cambiantes demandas de los consumidores. Además, al alinearse con prácticas respetuosas con el medio ambiente, las PYME no sólo se adaptan a las expectativas modernas, sino que también pueden aumentar su atractivo y ganarse la fidelidad de los clientes que se preocupan por el planeta.
Sinergia con ERP
El sistema de gestión de almacenes es un excelente coordinador de datos que complementa y refuerza el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de una empresa. Trabajando en simbiosis, estas herramientas proporcionan una gestión optimizada de las distintas tareas de una empresa, desde la producción y las ventas hasta la logística y la gestión de recursos humanos. Gracias a la información sincronizada en tiempo real, se facilita la comunicación entre las distintas entidades de la empresa, lo que favorece una toma de decisiones rápida y fundamentada.
Optimizar la logística
Un SGA transforma radicalmente la logística de una PYME. Con una gestión precisa del almacén, una supervisión rigurosa de los pedidos y una comunicación interna eficaz, las PYME están mejor equipadas para tramitar los pedidos con rapidez y gestionar sus existencias de forma óptima. Esta ventaja logística se traduce rápidamente en crecimiento económico. Las estadísticas demuestran que las PYME que utilizan un SGA tienden a crecer más rápido que las que confían en los métodos tradicionales.
Creación de un SGA para PYME
Las PYME recurren cada vez más al software SGA para optimizar la gestión de sus existencias. Sin embargo, aunque la mayoría de estas herramientas están diseñadas inicialmente para grandes organizaciones, es esencial que las PYME sepan adaptarlas a su tamaño y necesidades. Teniendo esto en cuenta, los SGA en modo SaaS (software como servicio) son una solución ideal. Estas versiones en la nube del software de gestión de almacenes ofrecen una notable flexibilidad y facilidad de integración. Sin las limitaciones de instalación del software tradicional y con unos costes de entrada reducidos, el SGA SaaS permite a las PYME acceder a herramientas de alto rendimiento y escalables que se adaptan a sus necesidades cambiantes y a su crecimiento.
Creación de un equipo especializado
El éxito de la implantación de un SGA en una PYME depende en gran medida de las personas implicadas en el proceso. Por eso es esencial crear un equipo capaz de llevar a cabo el proyecto de principio a fin. Este equipo, dirigido por un jefe de proyecto competente, debe comprender los requisitos funcionales y técnicos. Estará formado por responsables operativos familiarizados con las necesidades sobre el terreno y los procesos logísticos, y por expertos técnicos que dominen las sutilezas de la herramienta SGA. Juntos forman el pilar central del proyecto, garantizando una comunicación fluida entre las distintas partes interesadas.
Elaboración del pliego de condiciones
Antes de elegir un paquete de software, debe definir exactamente lo que quiere de él. El pliego de condiciones es una valiosa herramienta que proporciona una lista exhaustiva de las necesidades específicas de la empresa. Abarca aspectos tanto funcionales como técnicos, basados en análisis preliminares realizados por el equipo especializado. Una vez finalizado, este documento es la clave para contratar a los proveedores adecuados, ya que les permitirá ofrecer una solución adaptada a las necesidades de la PYME.
Fases de la prueba
Una vez seleccionada la solución de SGA más adecuada, la fase de creación de prototipos es crucial. Se trata de dar forma al software para que se adapte perfectamente a la estructura y los flujos del almacén. Esto implica la adaptación de determinados módulos, la creación de interfaces específicas y la configuración inicial. Una vez realizados estos ajustes, se efectúan una serie de pruebas para detectar posibles anomalías. Esta fase también es una oportunidad para presentar la herramienta a los futuros usuarios. Sus comentarios son esenciales para afinar los ajustes y garantizar una transición fluida durante el despliegue.
Preparación previa al lanzamiento
La preparación previa al lanzamiento es una etapa que a menudo se subestima, pero implica muchos detalles que son esenciales para el éxito del proyecto. Esto empieza con acciones concretas, como delimitar el almacén para orientar al personal y los equipos de manipulación. También implica la planificación de un stock inicial, adaptado a las necesidades inminentes, y la adaptación de los puestos de trabajo para acomodar la nueva herramienta. Por último, el acceso seguro, mediante la distribución de contraseñas e inicios de sesión, garantiza que sólo las personas autorizadas puedan interactuar con el SGA.
Lanzamiento y asistencia
Ha llegado el gran día. Pero el lanzamiento no significa el fin del apoyo. Por el contrario, el proveedor de SGA debe estar a su lado durante esta fase crítica, asegurándose de que todo salga según lo previsto. En caso de problema, su experiencia es esencial para una rápida resolución, lo que permite a la empresa aprovechar todas las ventajas de la nueva herramienta lo antes posible. Tras la puesta en marcha, este apoyo puede continuar en forma de asistencia técnica o sesiones de formación adicionales, para garantizar un uso óptimo del SGA.
Shippingbo SGA SaaS: ideal para la gestión de existencias en las PYME
La gestión de almacenes es un reto importante para los minoristas electrónicos que desean optimizar su logística. Con Shippingbo, dispone de una herramienta de elección que promete una evolución significativa en la forma de gestionar sus existencias y pedidos.
Con el SGA de comercio electrónico de Shippingbo, puede aumentar la productividad hasta un 50%. Imagine preparar más pedidos en menos tiempo y, sobre todo, sin el más mínimo error. La visibilidad en tiempo real de las existencias, los movimientos y las reposiciones garantiza que pueda cumplir las expectativas de los clientes y evitar las ventas sin existencias, sinónimo de clientes descontentos.
El SGA incluye funciones diseñadas para su crecimiento:
- Preparación automatizada de pedidos: shippingbo facilita su proceso de preparación de pedidos y minimiza el riesgo de error, haciendo que cada pedido sea tan preciso como rápido.
- Control de existencias: una visión general de sus actividades logísticas le permite evitar la falta de existencias, para satisfacción de sus clientes.
- Estrategia multialmacén: Si gestiona varios almacenes, Shippingbo los unifica, ofreciéndole una gestión estratégica.
- Gestión simplificada de envases y lotes: shippingbo garantiza una gestión fluida mostrando únicamente las existencias disponibles para cada referencia.
Optar por Shippingbo significa elegir una solución SaaS sin compromiso, a un precio competitivo, que elimina todas las limitaciones técnicas y humanas. Con precios claros, sin costes ocultos y un equipo informático especializado, su única preocupación será la satisfacción del cliente.
En resumen, un SGA para comercio electrónico como Shippingbo es algo más que una herramienta de gestión de almacenes. Es un socio fiable para cualquier minorista electrónico o proveedor logístico que busque optimizar la preparación de pedidos, reducir errores y mejorar la trazabilidad de los flujos.
Hacia una nueva era de gestión logística para las PYME
La dinámica del mercado del comercio electrónico impone exigencias cada vez mayores a la logística. Para las PYME, esta realidad no es una limitación, sino una oportunidad. Al adoptar soluciones de gestión de almacenes como el SGA, adaptadas a sus necesidades específicas, disponen de una ventaja real para impulsar su competitividad. Shippingbo puede ayudarte en esta transición. ¿Por qué no se adelanta y explora las posibilidades que ofrece nuestra solución?
Con nuestra experiencia, las PYME no sólo pueden satisfacer a sus clientes, sino también sorprenderles por su eficacia. No pierda la oportunidad de dotar a su empresa de las herramientas adecuadas para prosperar. Comience hoy mismo su prueba gratuita y sin compromiso.
