La préparation des commandes peut s’avérer complexe et sujette aux erreurs, mais il existe une solution : les bordereaux de préparation. Non seulement ils organisent et facilitent le processus, mais ils permettent également de réduire les erreurs. Dans cet article, nous vous montrerons comment ces documents peuvent transformer votre processus de préparation de commandes.
La préparation de commandes est une opération logistique cruciale qui requiert organisation et précision. Pour garantir une efficacité maximale dans ce processus, les bordereaux de préparation se révèlent être un outil précieux. Ces documents détaillés et structurés permettent de rationaliser les opérations de préparation, de minimiser les erreurs et de garantir une expédition précise et rapide.
Que vous soyez un e-commerçant chevronné ou que vous veniez tout juste de vous lancer dans le commerce en ligne, cet article vous fournira des informations essentielles pour optimiser votre processus de préparation de commande.
Qu’est-ce qu’un bordereau de préparation
Un bordereau de préparation est un document interne qui contient toutes les instructions nécessaires à l’opérateur chargé de préparer les commandes. Il agit comme une feuille de route pour les opérateurs chargés de rassembler les articles nécessaires à une commande spécifique. Son rôle principal est de garantir que chaque commande soit préparée de manière précise, complète et conforme aux attentes du client.
À quoi sert un bordereau de préparation ?
Le bordereau de préparation joue un rôle crucial dans le processus d’expédition. Voici quelques-unes de ses utilisations principales :
- Préparation des colis : le bordereau de préparation fournit des instructions claires sur les produits à inclure dans chaque colis, leur quantité respective et leur destination. Cela facilite le travail des préparateurs d’expédition en leur indiquant exactement ce qu’ils doivent rassembler et emballer.
- Vérification de l’inventaire : en comparant les produits répertoriés sur le bordereau de préparation avec l’inventaire réel, il est possible de s’assurer que tous les articles nécessaires sont disponibles avant l’expédition.
- Suivi et traçabilité : les informations détaillées figurant sur le bordereau de préparation permettent de suivre et de tracer les colis tout au long du processus logistique. Cela facilite la localisation des colis en cas de besoin, que ce soit pour répondre aux demandes des clients ou pour résoudre d’éventuels problèmes d’acheminement.
- Gestion des retours : en cas de retour de marchandise, le bordereau de préparation peut servir de référence pour vérifier la conformité des articles renvoyés et faciliter le processus de traitement des retours.
Informations figurants sur le bordereau de préparation
Un bordereau de préparation contient généralement les éléments suivants :
- Informations sur le bon de commande : le bon de préparation de commandes doit comprendre les détails de l’entreprise préparant la commande, le numéro d’ordre du processus de picking, la date, les informations de l’opérateur responsable de la préparation, la zone de stockage des marchandises, le type d’envoi et le numéro d’expédition.
- Informations sur les produits à prélever : cette partie centrale du bon de préparation de commandes indique les emplacements des articles dans l’entrepôt, tels que les allées, les rayonnages et les niveaux de stockage. Elle comprend également la description des marchandises, leur code interne, la quantité nécessaire et le stock restant après la préparation de la commande.
- Remarques et validation : en bas du bon, un espace est réservé aux remarques pertinentes (articles endommagés, conteneurs cassés, etc.), ainsi qu’à la signature de l’opérateur, du préparateur de l’envoi et de la personne responsable de l’expédition.
Méthodes de génération de bordereaux de préparation
La génération d’un bon de préparation de commandes peut être grandement facilitée et optimisée grâce à l’utilisation d’un système de gestion d’entrepôt (WMS – Warehouse Management System).
Un WMS est un logiciel spécialement conçu pour gérer efficacement les opérations logistiques d’un entrepôt, y compris la préparation de commandes. Celui-ci offre de nombreux avantages significatifs.
Tout d’abord, il permet d’automatiser la génération du bon de préparation de commandes. Une fois que le système reçoit la commande du client, il génère automatiquement le bon de préparation, en incluant toutes les informations nécessaires pour les opérateurs.
Grâce à la fonctionnalité de suivi des emplacements de chaque produit dans l’entrepôt, le WMS indique à l’opérateur les allées, les rayonnages et les niveaux de stockage où se trouvent les articles requis. Il spécifie également les quantités à prélever. Cette automatisation réduit considérablement le risque d’erreurs de picking, car l’opérateur dispose d’une guidance précise et actualisée sur l’emplacement et la quantité de chaque produit.
Enfin, un WMS offre la flexibilité nécessaire pour personnaliser les bons de préparation de commandes en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Les informations affichées peuvent être adaptées pour répondre aux exigences internes, tout en garantissant la clarté et la lisibilité nécessaires pour les opérateurs.
Un WMS tel que Shippingbo se distingue des autres WMS, car il intègre par ailleurs un OMS (Order Management System) et un TMS (Transportation Management System). Cela signifie qu’il offre des capacités avancées pour la gestion des entrepôts, la gestion des commandes et la gestion des transports. Cette intégration permet une synchronisation harmonieuse entre la préparation des commandes, la gestion des stocks, la planification des expéditions et la gestion des transporteurs. Avec Shippingbo, les entreprises peuvent bénéficier d’un processus complet et efficace, allant de la réception des commandes à leur expédition. Le système génère automatiquement les bons de préparation de commandes en utilisant les informations du système d’OMS, garantissant ainsi une précision et une cohérence des données.
Personnalisez vos bordereaux de préparation par source ou origine
La personnalisation des bordereaux de préparation en fonction de la source et/ou de l’origine de la commande est un moyen efficace d’améliorer le processus de préparation de commande. Cette approche favorise une organisation et une gestion efficaces des opérations logistiques, en particulier pour les entreprises qui traitent des commandes provenant de différentes sources ou plateformes.
La plupart des systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) modernes, comme Shippingbo, offrent des fonctionnalités qui permettent de personnaliser les bordereaux de préparation en fonction de la source ou de l’origine de la commande. Par exemple, si votre entreprise vend des produits via différentes plateformes en ligne (comme Amazon, eBay, ou votre propre site web), chaque plateforme peut avoir ses propres spécificités et exigences en matière de préparation de commande.
Shippingbo vous donne la possibilité de personnaliser vos bordereaux de préparation en ajoutant par exemple le numéro d’identifiant unique du produit (ASIN) pour les commandes provenant d’Amazon, ou en incluant des instructions de préparation spéciales pour certains produits commandés sur votre site web.
De plus, si votre entreprise possède plusieurs entrepôts ou centres de distribution, la personnalisation des bordereaux de préparation en fonction de l’origine de la commande peut contribuer à une meilleure organisation du flux de travail et à éviter la confusion. Si une commande doit être préparée dans un entrepôt spécifique en raison de la disponibilité du stock, le bordereau de préparation peut être personnalisé pour indiquer clairement l’emplacement spécifique des produits dans cet entrepôt.La personnalisation des bordereaux de préparation par source ou origine permet de rendre le processus de préparation de commande plus flexible et adapté à chaque situation, ce qui peut améliorer l’efficacité et la précision de la préparation de commande, réduire les erreurs, améliorer la satisfaction du client et ultimement, contribuer à la réussite de votre entreprise.
Conclusion
Un bordereau de préparation bien structuré et personnalisé est un outil essentiel pour optimiser le processus de préparation de commande et minimiser les erreurs. Que ce soit en utilisant un système de gestion d’entrepôt (WMS) pour automatiser et faciliter la génération des bordereaux, ou en personnalisant ces derniers en fonction de la source ou de l’origine de la commande, l’objectif est d’améliorer l’efficacité du processus et d’assurer que les commandes sont préparées et expédiées correctement et rapidement.
N’oubliez pas que chaque entreprise est unique et que ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Il est donc important d’adapter et de personnaliser vos processus logistiques en fonction des spécificités de votre entreprise. N’hésitez pas à essayer différentes approches, à apprendre de vos erreurs et à toujours chercher à améliorer vos processus pour atteindre l’excellence opérationnelle.
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