En este artículo, descubrirá qué implica una buena gestión de existencias en el comercio electrónico y cómo optimizarla.
¿Lo sabías?
- 4 de cada 10 compradores no volverían a hacer un pedido después de haberlo cancelado por falta de existencias.
- La disponibilidad de los productos es el tercer criterio de elección de los internautas.
Estas cifras demuestran una cosa: que una buena gestión de las existencias en el comercio electrónico es esencial para todos los profesionales de este sector.
Más allá del aspecto financiero, una gestión optimizada de las existencias tiene muchas ventajas, entre ellas la tan buscada “satisfacción del cliente “. Descubra en este artículo qué está en juego en una buena gestión de las existencias y cómo optimizarla.
¿Qué es la gestión de existencias en el comercio electrónico?
La gestión de existencias en el comercio electrónico se refiere atodas las acciones emprendidas por una empresa para controlar el flujo de entrada y salida de mercancías a sus clientes en línea. Al gestionar los bienes y mercancías de que dispone, puede garantizar la disponibilidad de un producto en el momento en que se realiza el pedido y satisfacer así la petición del consumidor.
El objetivo de los minoristas electrónicos es minimizar el coste de mantener un producto, para evitar la falta o el exceso de existencias y las consiguientes pérdidas.
Las acciones pueden consistir en :
- Productos transformados y/o acabados para la venta
- Materias primas y/o productos intermedios para la industria manufacturera
¿Cuáles son los retos de una buena gestión de existencias para un comerciante electrónico?
- Limitar la escasez de existencias
En cuanto a las existencias, algunos gestores adoptan la técnica “justo a tiempo” o “existencias cero”. Esto significa disponer de existencias muy limitadas o inexistentes. Estas estrategias representan un riesgo real porque :
- Agotado
La falta de existencias tiene varias consecuencias para los vendedores de comercio electrónico. No poder responder a las peticiones de los consumidores representa una pérdida de ingresos y una pérdida temporal o permanente de clientes que probablemente redirijan sus compras a sus competidores.
- Línea de producción
La falta de existencias repercute en toda la cadena de producción. Por ejemplo, cuando la fabricación de un producto depende de la disponibilidad de una pieza y ésta no está en stock, el sistema de producción se interrumpe.
- Evitar el exceso de existencias
Es cierto que disponer de un gran stock en el almacén permite evitar las roturas de existencias. Sin embargo, un exceso de existencias no es beneficioso y puede provocar :
- Aumento de los costes variables y fijos
Un nivel excesivo de existencias requiere locales y vehículos de manipulación más grandes o más numerosos y, por tanto, más caros. Los costes de mantenimiento y salariales también se ven afectados, ya que la organización necesita más mano de obra y herramientas.
- Existencias no vendidas y/o ventas con pérdidas
Si la demanda disminuye y sus existencias son demasiado elevadas, existe el riesgo de que no se vendan. Para deshacerse de él, una venta con pérdidas puede ser la única solución.
- Satisfacción del cliente
Para una empresa, el objetivo primordial es satisfacer a sus clientes y luego fidelizarlos. Por eso es esencial poder responder a tiempo a las peticiones de los consumidores. Sin embargo, si una empresa se queda sin existencias, es incapaz de satisfacer las expectativas de su comprador, que entonces queda descontento y corre el riesgo de recurrir a la competencia, temporal o definitivamente.
Si hay un exceso de existencias, los errores de preparación son más frecuentes, lo que puede repercutir negativamente en la experiencia del cliente.
Estos dos escenarios representan una amenaza para la reputación de la empresa y, por tanto, para las ventas. Es probable que un consumidor insatisfecho difunda la mala prensa entre quienes le rodean.
- Optimizar el espacio de almacenamiento
La disposición del almacén es un factor clave para una buena gestión de las existencias. De hecho, cuando el espacio de almacenamiento se ajusta a la estrategia de abastecimiento, la distribución del espacio favorece una buena circulación del personal, los muelles de carga y descarga son accesibles, el almacenamiento está adaptado, etc. Hay menos pérdidas de tiempo y prácticamente ningún riesgo de error.
- Mejorar la tesorería
Para adquirir acciones, hay que desembolsar una cierta cantidad de dinero por adelantado, luego venderlas y obtener un beneficio. Por tanto, las existencias afectan tanto a las ventas como a los gastos, ya que sirven de referencia para determinar la cantidad de productos que hay que pedir y vender. Su flujo de caja se ve entonces constantemente afectado. Una buena gestión de las existencias implica una mejor gestión de la tesorería.
La anticipación de pedidos será entonces más sencilla, rápida e intuitiva. Las pérdidas por ventas se reducirán, su flujo de caja será más estable y la planificación futura será más sencilla.
¿Cómo optimizar la gestión de existencias en el comercio electrónico?
La gestión de inventarios es una maniobra compleja. Los parámetros son bien conocidos por todos, pero dominarlos sigue siendo laborioso. La digitalización es actualmente la mejor solución para optimizar la gestión de existencias del comercio electrónico. Existen varios programas informáticos de gestión de existencias con funciones muy interesantes. Aquí tienes un breve resumen de las funciones disponibles en la interfaz de Shippingbo:
4 funciones para revolucionar la gestión de existencias en el comercio electrónico
¿Cuál es la mejor manera de organizar su(s) almacén(es)?
Una gestión óptima de las existencias es muy útil para ahorrar tiempo en la búsqueda de productos/pedidos. Por eso es importante disponer de existencias actualizadas para saber cuándo hay que hacer pedidos a los proveedores.
Sólo hay una forma de hacerlo: digitalizando su almacén. Al integrar toda la información sobre productos y existencias en el SGA, puede centralizar toda la información en una única interfaz.
A continuación, debemos crear ubicaciones específicas en el almacén para el producto:
- Zona de picking (dedicada a una actividad de preparación de pedidos)
- Ubicación de reserva (para almacenamiento masivo de productos pedidos y reposición de ubicaciones de picking).
Cada una tiene sus propias normas de gestión en función de la actividad de la empresa y de las características del producto.
¿Cómo puede hacer más fiables sus entradas de valores?
La entrada de mercancías es el punto en el que se reciben las mercancías y, por tanto, el punto de partida de la actividad logística.
Para disponer de un stock fiable, es necesario que la recepción y el almacenamiento de los productos sean fiables. Para lograrlo, es necesario identificar y poner en marcha procesos que garanticen que las mercancías se reciben correctamente, y poder declarar dónde están y en qué cantidades.
Como resultado, hay 2 procesos que adoptar para las entradas de existencias, en el corazón del SGA:
La PDA
Cuando no conocemos la naturaleza de la entrega, comprobamos el albarán cuando llega y escaneamos los productos con la PDA para guardarlos después en el almacén.
La PDA realiza un seguimiento de todas sus acciones y le permite comprobar la cantidad de producto y su ubicación. Reducción del riesgo de error con el uso de códigos de barras y PDA.
A partir de un pedido de un proveedor
Cuando conozcamos la entrega del proveedor, podremos integrarla en el SGA en forma de “entrega prevista”. Cuando se recibe la mercancía, basta con confiar en la expectativa de recepción del SGA y, a continuación, efectuar la recepción mediante la PDA. A continuación, el SGA identifica las posibles discrepancias entre la cantidad pedida y la recibida. Supervisión del almacenamiento de mercancías en el almacén.
¿Cómo puede asegurar la gestión de existencias de su comercio electrónico con procesos adecuados?
Una vez que sus entradas de existencias son fiables, es esencial poder controlarlas y asegurarlas.
Movimientos de existencias entre ubicaciones y zonas
Sin un sistema de información, las acciones llevadas a cabo por un solo empleado sólo las conoce ese empleado. En otras palabras, el resto del personal no es consciente de las acciones de los demás. Cuando se busca un artículo se pierde una cantidad de tiempo considerable.
El SGA le permite hacer un seguimiento de todos sus movimientos internos, de modo que todo el personal del almacén esté informado de cada pequeña acción. De este modo, el personal no tendrá dificultades para buscar un producto en un almacén, aunque lo haya movido un empleado el día anterior.
El más mínimo movimiento se notifica fácilmente al sistema, gracias a la PDA garantizada:
→ trazabilidad de la información
→ comunicación entre los preparadores
Reposición de picking PDA
La reposición consiste en trasladar las existencias de la ubicación de reserva a la ubicación de picking, utilizando una PDA.
Esto evita perder demasiado tiempo cuando se va a la zona de picking y se da cuenta de que no tiene existencias suficientes, y hace que la gestión de las existencias de su comercio electrónico sea más fiable.
La PDA para una recogida fiable
Como puede ver, la PDA es una herramienta logística esencial para optimizar la fase de picking. Esta herramienta le permite :
- reducir o eliminar el riesgo de error
- ahorro de tiempo
- menor coste
- más autonomía para los preparadores de pedidos
¿Cómo puede optimizar sus inventarios?
En primer lugar, el inventario es una obligación fiscal que debe realizarse al menos una vez al año, según su censor jurado de cuentas. Este ejercicio es una evaluación real de su almacén y su gestión, y ayuda a identificar cualquier deficiencia que deba corregirse.
El inventario permite analizar la pertinencia y el rendimiento de la gestión de existencias del comercio electrónico en función de determinados criterios específicos:
- evaluar las variaciones de existencias
- limitar la escasez de existencias
- prever las necesidades de reabastecimiento
- determinar el rendimiento del producto
- riesgo financiero
- garantizar la satisfacción del cliente
Para ilustrarlo, he aquí un ejemplo: como gestor de una empresa de comercio electrónico, está observando una variación de existencias bastante importante. Este indicador refleja la fiabilidad de sus procesos y, por tanto, de sus existencias. Si la brecha es demasiado amplia, sus procesos dejarán de ser fiables y no podrá evitar la escasez ni prever las necesidades de reaprovisionamiento. Ello conlleva un riesgo financiero que hace imposible alcanzar los objetivos de satisfacción del cliente.
Existen entonces 2 inventarios distintos:
| Inventario anual | Inventario rotativo |
| Una vez al año Finalidad: confirmar los resultados obtenidos con el inventario contable | Al menos tres veces al año Contar todas las referencias en stock, pero periódicamente |
| Arregla los activos en stock Contabilidad muy fiableCapaz de gestionar un gran volumen de trabajoPuede requerir el cese parcial de la actividadPuede implicar la contratación de personal externo | Simplificación del inventarioAlivio de la carga de trabajo a lo largo del tiempoSeguimiento de las existencias latentes, excedentes y agotadas: optimización de las rotacionesRequiere un control permanente de los plazos y la organización |
En resumen, estas son las tres mejores prácticas que hay que adoptar a la hora de realizar un inventario:
- Utilizar una PDA para enviar datos al SGA
- Hacer balance de las ubicaciones actuales
- Congela tu actividad para evitar errores
Optimice el stock de su comercio electrónico con Shippingbo
La gestión de las existencias es un elemento estratégico para todos los minoristas electrónicos. Elegir el software adecuado es esencial para ayudarle a optimizar la gestión de sus existencias y, sobre todo, a satisfacer a sus clientes garantizando la disponibilidad continua de sus productos.
Más información sobre la solución de gestión de existencias de Shippingbo:
