Un Order Management System (OMS) est un outil technologique intelligent qui permet de maximiser les performances e-commerce des marchands en centralisant dans une interface unique les commandes et stocks issues de l’ensemble de leurs canaux de vente (Marketplaces, CMS, Ventes Privées).Concrètement, il leur évite d’aller dans le back office de chaque boutique pour gérer leurs commandes et stocks et leur fait ainsi gagner un temps précieux.
Pour les marchands, il est donc un moyen de déployer une stratégie logistique omnicanale efficace et performante. Avec un OMS e commerce, ces derniers peuvent visualiser et gérer en temps réel toutes leurs commandes et stocks depuis une seule interface. La connexion à des canaux de vente est simplifiée et n’est plus un problème. Cela ouvre le champ des possibles et permet d’imaginer des stratégies de vente sans limite.
Ces objectifs de rentabilisation de temps, de performance et de productivité, ont un fort impact sur la satisfaction client et permettent de proposer une expérience client de grande qualité, avec des délais de préparation et de livraison ultra rapides.
Vous êtes sur le point d’implémenter un OMS ou d’en changer ? Laissez-nous dans cet article vous expliquer comment rédiger un bon cahier des charges, et par conséquent trouver le prestataire le plus adapté à vos demandes/besoins.
Définir un cahier des charges pour trouver le meilleur OMS e commerce
Pour trouver LE logiciel qui répondra à toutes vos attentes, la réalisation d’un cahier des charges est nécessaire.
Dirigé par son chef de projet, le cahier des charges e-commerce met en implication les différents services d’une entreprise afin de décrypter les besoins précis du projet d’implémentation ou de changement d’OMS.
Concrètement, il permet au maître d’ouvrage de faire savoir au maître d’œuvre ce qu’il attend de lui lors de la réalisation du projet. Il décrit précisément les besoins auxquels le prestataire ou le soumissionnaire doit répondre, et organise la relation entre les différents acteurs tout au long du projet. Il est en général rédigé par le chef de projet, avec l’implication de l’ensemble des services concernés par la mise en œuvre du projet (informatique, relation client, marketing, communication, etc.).
Grâce à lui, le prestataire ou l’équipe interne chargée de réaliser le projet, comprendra au mieux le projet et ses objectifs, les besoins métiers, les contraintes techniques et les dépendances externes. Enfin, un planning de mise en œuvre sera détaillé pour cadrer le projet dans le temps et délimiter les actions de tout un chacun.
La réalisation de ce cahier des charges est vitale pour un projet d’OMS e commerce puisqu’il agit comme un ‘schéma de construction’. Il va en effet répondre à des problématiques d’interfaçage de l’outil, c’est-à-dire son association avec vos sources de ventes, vos systèmes de facturation et de comptabilité ainsi que votre WMS et TMS, si vous en possédez déjà.
Dès lors, une question se pose : comment mettre au point un cahier des charges qui vous permettra de trouver l’OMS e commerce de vos rêves ?
Par quelle étape commencer ? Comment définir au mieux vos besoins ? Mais surtout, quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Réponse dans cet article !
Contexte – Présentation de l’entreprise et de son activité
La première étape à suivre lorsque l’on cherche à établir un cahier des charges e-commerce pertinent pour son projet consiste à faire le bilan sur sa situation actuelle. En effet, en présentant votre société de manière générale vous permettez aux candidats d’en comprendre son essence et ses perspectives d’avenir.
1- Existe-il un OMS au sein de votre entreprise et en êtes vous satisfait ?
- Si non, intéressez vous à votre méthodologie actuelle : comment gérez-vous vos commandes et stock ?
- Si oui, essayez de lister ses limites et ses points forts.
2- Vendez-vous sur plusieurs canaux de vente ?
- Si oui, lesquels ?
- Si non, l’envisagez vous ?
→ En faisant ainsi, vous serez plus à même de définir votre nombre de commandes mensuelles et donc de répondre de manière plus spécifique aux sources de vente.
3- Possédez-vous des logiciels de gestion de facturation et comptabilité ?
- Ces logiciels sont-ils indépendants de votre système informatique ou nécessitent-ils une connexion à un OMS e commerce (comme Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), etc..) ?
4- Qu’en est-il de votre logistique ?
- L’avez-vous internalisée, externalisée ou les deux à la fois (logistique hybride) ?
→ En effet, répondre à cette question est primordiale car dans le cas d’une logistique externe ou hybride s’assurer que l’entreprise qui prépare vos colis est en capacité d’assurer la promesse d’envoi est crucial. A contrario, si votre logistique est plutôt internalisée on lui cherchera l’association avec un WMS et un TMS pour assurer leur interfaçage avec votre OMS e commerce.
5- Désormais, il est impératif de définir les enjeux du projet
- Dans quelle stratégie s’insère ce projet d’OMS e commerce pour votre entreprise ?
- Souhaitez-vous diversifier et limiter le risque technique ?
- Souhaitez-vous limiter le risque stratégique ? (compenser votre activité avec d’autres canaux de vente dans le cas où vos ventes baissent sur l’un d’entre eux)
- Souhaitez-vous offrir plus de confort à vos équipes et les rendre plus productives ?
- Garantir une croissance stable ?
- Assurez rentabilité et amélioration de l’efficacité, par exemple avec une meilleure rotation des stocks ?
- Une adaptation aux évolutions du marché ?
- Supprimer toutes les saisies manuelles qui prennent énormément de temps aux équipes et qui sont sources d’erreurs.
6- Enfin, finissez par délimiter des objectifs généraux auxquels devra répondre votre futur OMS e commerce :
- Est-ce-qu’il s’agit…de répondre à un objectif de gain de temps ?
- A des problématiques de gestion de stock (éviter la survente de produits, visibilité en continue des stocks cross-entrepôts et autres lieux de stockage ?)
- Pour piloter votre réseau ou votre stratégie de distribution ?
- Pour avoir un regard systématique sur votre valeur de stock…?
Toutes ces problématiques constituent le fil rouge de la réflexion que votre entreprise doit mener afin de déployer le meilleur cahier des charges e-commerce possible.
Définition des besoins
Après avoir défini vos objectifs, définissez vos besoins. Plus vos besoins seront définis précisément, plus le prestataire pourra répondre à votre appel d’offre de manière adaptée.
Parmi les besoins qu’il vous faut distinguer, commencez par les besoins fonctionnels. Cette section doit permettre de répondre à la question suivante : À quels besoins fonctionnels l’outil doit-il répondre ?
1- Besoin fonctionnels
- Centraliser l’ensemble des commandes au sein d’une base de données et/ou d’une interface unifiée. Grâce à cette étape vous pourrez opérer de la vente omnicanale et tout cela grâce à une centralisation en temps réel de toutes vos commandes sur une seule et même interface.
- Consolider l’ensemble des stocks physiques, les virtualiser et les partager au sein du réseau de distribution. Cela vous permettra d’avoir vue centralisée et temps réel de vos stocks au sein de vos différents entrepôts et de réaliser un arbitrage de votre stratégie de stockage.
- Par la suite, vous pourrez orienter/aiguiller vos commandes vers l’entrepôt adéquat grâce à un moteur de règles (disponibilité du stock, distance avec le consommateur, envois BtoB ou BtoC…)
- Finalement, vous pourrez permettre à différentes typologies d’acteurs de partager de l’information entre elles (consommateur final, prestataire externe…)
2- Besoin opérationnels
Cependant même si les besoins fonctionnels sont importants, il ne faut pas pour autant délaisser les besoins opérationnels qui permettront à votre entreprise de définir, dans les grandes lignes, la manière dont devra être implémenté l’outil.
- Commencez par vous demander quelles sont vos exigences en matière de formation ? En effet, la durée de formation va dépendre du contexte de votre entreprise et plus particulièrement de l’externalisation ou de l’internalisation de votre logistique.
- En outre, demandez vous également quelles sont vos exigences en termes d’accompagnement. Souhaitez vous bénéficier d’un accompagnement de la part d’un expert de la logistique e-commerce en pré-production et/ou en cours de production ?
3- Contraintes techniques
Après avoir défini vos besoins fonctionnels et opérationnels, définissez vos contraintes techniques.
- La première interrogation à laquelle il vous faudra répondre c’est de savoir si vous souhaitez privilégier un logiciel hébergé sur votre système d’information (on Premise) ou bien d’être hébergé par un tiers (logiciel SaaS).
- Ensuite, il faudra appréhender vos exigences en termes de sécurité
Au terme de ces problématiques se trouve une dernière question :
- Quelles sont vos exigences en termes d’adaptabilité et d’évolutivité ?
→ Pour y répondre, tentez de déterminer la possibilité de faire des demandes spécifiques à l’équipe produit ou la possibilité de demander des développements sur mesure. Dans chacuns des cas la solution doit impérativement avoir un rythme d’innovation et de nouveauté soutenu.
Conclusion :
Que vous souhaitiez implémenter un OMS e commerce ou en changer, faire un état des lieux de votre activité, de vos objectifs et de vos besoins est donc primordial.
Pour réaliser cet état des lieux, nous avons vu ensemble quelles questions se poser pour mettre un point un cahier des charges structuré, précis et clair. En effet, au plus il sera concis, au mieux les prestataires pourront vous apporter des réponses précises mais surtout adaptées à vos attentes.
Pour être guidé pas à pas dans la réalisation de votre cahier des charges, ou bien tout simplement pour le challenger, nous avons mis au point un livre blanc sur le sujet.
